7 cech dobrego systemu BI

7 cech dobrego systemu klasy Business Intelligence.

W mojej praktyce często spotykam się z pytaniem o cechy, które powinien mieć dobry system klasy business Intelligence. Chcąc znaleźć możliwie uniwersalną odpowiedź – w końcu takie pytanie zadają przedstawiciele firm dużych, które stać na ogromne i kosztowne instalacje, oraz właściciele niewielkich przedsiębiorstw – wybrałem siedem cech, które przyświecały nam w trakcie prac nad systemem InForum BI Studio. Wspominane cechy, które ułatwią ocenę dostępnych na rynku rozwiązań to: koszty, współpraca z dostawcą, elastyczność i skalowalność systemu, „trójpolowość”, wszechstronność zastosowań, intuicyjność obsługi, formy dostępu. Poniżej, krótkie omówienie każdej z cech.

Koszty zakupu (i utrzymania) systemu BI.

Jak wiadomo, każdy nabywca dąży do uzyskania możliwie dużej korzyści z ograniczonej zwykle ilości posiadanych środków. Podobnie jest w przypadku nabywców systemu BI. Gdy mamy określony cel wdrożenia, wybraną funkcjonalność, która jest niezbędna do realizacji celu, ważne stają się takie koszty jak: ceny licencji, ceny usług wdrożeniowych, koszty utrzymania jakie płacimy dostawcy za serwis, poprawki i aktualizacje oprogramowania czy koszty infrastruktury sprzętowo-programistycznej niezbędnej do pracy z systemem. Do tego dochodzą też koszty pozyskania odpowiednich kwalifikacji personelu, który będzie pracował z systemem. Im te koszty niższe, tym więcej punktów można przyznać rozpatrywanym rozwiązaniom. O ile to możliwe, do oceny branych pod uwagę rozwiązań warto zastosować jeden model wyliczenia kosztów zakupu i posiadania systemu. Dzięki temu zmniejszymy liczbę niewiadomych.

Współpraca z dostawcą.

W tym przypadku istotne jest doświadczenie zespołu wdrożeniowego po stronie dostawcy. Im więcej zrealizowanych projektów mają konsultanci wchodzący w skład zespołu wdrożeniowego, tym lepiej. Lepiej, bo samo wdrożenie zajmie niej czasu, a wiedza i doświadczenie konsultantów dostawcy pomogą nam w szybkim rozwiązaniu wielu problemów, które pozornie wydawały się nie do pokonania. Inna ważna cecha zaliczana do tego obszaru to: czas współpracy. Tutaj, również ze względu na cechę nr jeden ważne, aby współpraca była możliwie krótka: na etapie wdrożenia, szkolenia użytkowników i późniejszego wsparcia technicznego.

Elastyczność i skalowalność systemu BI.

Te dwa słowa to chyba najczęściej eksploatowane pojęcia przez producentów wszelkiego rodzaju oprogramowania. Nie bez powodu. Chodzi tutaj o daleko idące możliwości dostosowania systemu do wymogów firmy w chwili rozpoczęcia wdrożenia (Elastyczność) oraz o umożliwienie płynnego rozwijania funkcjonalności oraz wydajności obliczeniowej wraz ze wzrostem organizacji. Elastyczny i skalowalny system to taki, w którym można szybko wprowadzić modyfikacje wynikające ze zmian w strukturze organizacyjnej, poziomie zatrudnienia, portfelu oferowanych produktów i usług czy strukturze klientów.

„Trójpolowość”

Trójpolowość, to dosyć niezwykły neologizm, ale chyba możliwy do zaakceptowania. Nie, nie ma on nic wspólnego z formami prowadzenia działalności rolniczej. Chodzi tutaj raczej o trzy główne role systemów BI: analityczna, planistyczna i monitoringowa. Funkcje analityczne dobrego systemu BI pozwalają na prowadzenie zaawansowanych analiz historycznej, obecnej, a także przyszłej (!!!) sytuacji firmy, w oparciu o dowolne jednostki miar i wymiary. Narzędzia analityczne systemu BI wskażą szczegółowe przyczyny danej sytuacji, dzięki czemu pomogą wybrać właściwą decyzję odnośnie dalszych kierunków działań. Jest to szczególnie istotne w sytuacji gdy wskaźniki ekonomiczne odbiegają od naszych oczekiwań a chcemy poznać najdrobniejsze elementy składowe wpływające na ich wynik. Narzędzia do planowania i budżetowania wspierają i ułatwiają etap wyznaczania sobie ogólnych celów biznesowych, a także etap budowy szczegółowych planów strategicznych i operacyjnych. Każdy kto miał do czynienia z planowaniem budżetów firmy lub swojego działu w oparciu o arkusze kalkulacyjne, doskonale zdaje sobie sprawę z ograniczeń i typowych bolączek tego procesu. Systemy BI to daleko idąca eliminacja tego typu problemów. Ostatni element naszej „trójpolówki”: monitoring. W zasadzie żaden inny system, czy oprogramowanie, nie posiada tak zaawansowanych i jednocześnie prostych w interpretacji rozwiązań do prezentacji danych o stanie realizacji założeń budżetowych firmy. Oczywiście same narzędzia do monitorowania wskaźników i przyjazny interfejs do ich prezentowania (np. kokpity menedżerskie) to nie wszystko. Podstawą jest tu opracowanie i wdrożenie zestawu kluczowych wskaźników efektywności przedsiębiorstwa, tzw. KPI (ang. skrót Key Performance Indicators). Zestaw ten pozwala szybko reagować na niekorzystne tendencje w otoczeniu oraz wewnątrz organizacji. Dobrze zdefiniowany pozwala też organizacji osiągać cele operacyjne, które są skorelowane z długookresowymi zamierzeniami organizacji. Powstaje w ten sposób narzędzie monitorowania poziomów wskaźników opisujących stan przedsiębiorstwa i interpretacji cech jakościowych. Poszczególne oceny jakościowe wynikają z porównania skali (postulowanych zakresów wartości opowiadających poziomom oceny jakościowej) z faktycznie uzyskiwaną wielkością miernika. Jak wspomniałem, system klasy BI jest w zasadzie jedynym instrumentem, który pozwoli efektywnie realizować monitoring tego typu wskaźników.

Wszechstronność zastosowań

Wszechstronność systemu to nic innego jak gotowość do jego użycia w różnych obszarach zarządzania na poziomie strategicznym jak i operacyjnym. Dobry system BI będzie posiadał gotowe scenariusze dla takich obszarów jak: zarządzanie rentownością, różne rodzaje controllingu (np. finansowy, sprzedaży, produkcji, personalny, itp.), planowanie i budżetowanie kosztów czy przychodów, rozliczanie prowizji handlowych, analizy rentowności (klienci, kanały zbytu, produkty, itp.) aż po zarządzanie kompetencjami i inne rozwiązania z zakresu „miękkiego HR”. Do tego dochodzą jeszcze narzędzia pozwalające zautomatyzować procesy raportowania korporacyjnego i operacyjnego, sprawozdawczość finansową prowadzoną na potrzeby organów skarbowych i innych podmiotów regulacyjnych.
Używając terminu: „gotowe scenariusze” nie chodzi tu o procesy gotowe od A do Z, ale o pewne predefiniowane rozwiązania z ww obszarów, które można w bardzo szybki sposób wdrożyć w informacyjny krwiobieg organizacji.

Intuicyjność systemu BI

Intuicyjność to nic innego jak prostota obsługi. Jednym z fundamentów systemów BI jest założenie mówiące o tym, że użytkownik tej klasy rozwiązań nie jest specjalistą ds. programowania czy zarządzania bazami danych. Jest to ktoś, kto musi być w stanie samodzielnie, bez pomocy specjalistów ds. IT przygotować w dowolnym momencie dowolny raport, analizę, plan lub budżet swojej organizacji. Do tego celu musi wystarczyć mu podstawowa widza, jaką zdobył w zakresie obsługi popularnych systemów operacyjnych i pakietów biurowych. Dobry system BI spełnia te wymagania. Użytkownicy biznesowi są w stanie samodzielnie zdefiniować logikę rozwiązania biznesowego, określając poziom szczegółów i zakres danych przedstawianych w zestawieniach. Sami zdefiniują formuły i przeliczenia dla wybranych wskaźników i będzie to prostsze niż w przypadku pracy na popularnych arkuszach kalkulacyjnych. Wreszcie, sami użytkownicy biznesowi będą w stanie zmieniać struktury modelu biznesowego hurtowni danych lub, na potrzeby prac analitycznych łączyć różne źródła danych bez potrzeby wchodzenia w skomplikowane struktury tabelaryczne czy pilnowanie poprawnej składni zapytań w języku w którym stworzony jest system BI (i zasilające go źródła danych).

System BI – formy dostępu

Formy dostępu to nic innego jak sposób pracy z systemem i sposób dostępu do licencji. W pierwszym wypadku dobry system BI to kilka kanałów dostępu: praca bezpośrednio na aplikacji stacjonarnej, obsługa za pośrednictwem przeglądarki www i arkusza kalkulacyjnego oraz aplikacji mobilnej zainstalowanej na tablecie czy smart fonie. Natomiast sam dostęp do licencji również nie stanowi dzisiaj wielkiego wyzwania, nawet dla mniejszych firm: obok tradycyjnego wdrożenia i zakupu licencji na własność, możliwe są różne formy opłat abonamentowych, np. w modelu Software as a Services – SaaS”, w którym cała niezbędna infrastruktura i oprogramowanie znajduje się u zewnętrznego, wyspecjalizowanego dostawcy i to on zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności danych oraz dostępności wymaganych usług.
Czy to wszystko?
Na pewno nie. Do udanego wdrożenia potrzebne będzie dokładne przeanalizowanie kilku rozwiązań BI, np. pod kątem obsługi wybranego procesu i w pracy na konkretnym wycinku naszych danych. Tym bardziej, że tego typu praktyka nie jest niczym specjalnym (przynajmniej dla rzetelnych dostawców) a „systemy na próbę” są dostępne na rynku od kilku lat. Także w ofercie DomDaty. Zatem, warto spróbować!

Grzegorz Joachimiak
Artykuł pochodzi z portalu: NowoczesnaFirma.pl .
Autor jest dyrektorem handlowym w firmie DomData AG Sp z o.o.