Analiza i symulacja procesów biznesowych w InForum BI Studio

Analiza i symulacja procesów biznesowych w systemach Business Intelligence.

Zwiększanie efektywności działania poprzez optymalizację procesów biznesowych należy obecnie do najważniejszych działań związanych z zarządzaniem każdym nowoczesnym przedsiębiorstwem. Usprawnianie procesów wymaga przeprowadzania rozmaitych analiz i symulacji, co nie jest możliwe bez znajomości odpowiednich standardów i zastosowania odpowiednich narzędzi.

Jednym z rodzajów tychże są systemy informatyczne klasy Business Intelligence. Pozwalają one realizować działania w obszarze symulacji i analizy procesów w oparciu o dane gromadzone w systemach ewidencyjnych (ERP, CRM, F-K, itp.). W efekcie, identyfikacja „wąskich gardeł” odbywa się znacznie szybciej, łatwiej też można zoptymalizować wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa.

Czas trwania procesów przekłada się bezpośrednio na szybkość podejmowania ważnych decyzji biznesowych, realizację powierzonych zadań. To zaś na satysfakcję klientów i samych pracowników, którym ulepszona organizacja czasu pracy ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków i zwiększa efektywność ich pracy. Poza analizą bieżących oraz historycznych danych, systemy BI umożliwiają przeprowadzenie prostej i szybkiej symulacji np. czasu trwania procesu i wyliczenia ich kosztów. Otrzymane wyniki mogą być użyte do późniejszej optymalizacji bieżących lub do modelowania zupełnie nowych procesów.

Symulacje w systemach BI. Jak to zrobić?

Pierwszym etapem jest wprowadzenie do systemu BI danych niezbędnych do wykonania analizy, na które składają kroki procesu, zależności miedzy nimi, dostępność oraz koszty zasobów. W następnym etapie występuje przypisanie zasobów zdefiniowanych wcześniej kroków procesu, a także określenie czasu realizacji kroków. Osoba przeprowadzająca analizę ma możliwość utworzenia oraz porównania wielu scenariuszy odpowiadających alternatywnym ścieżkom przebiegu procesu. Po wprowadzeniu powyższych danych oraz zdefiniowaniu scenariuszy system BI prezentuje wyniki symulacji, na które składają się między innymi: czasy trwania całego procesu uwzględniające istniejące ograniczenia oraz obciążenie zasobów. Użytkownik w łatwy sposób może przeprowadzić analizę wpływu zmian w procesie na czas trwania oraz koszty. Istnieje także możliwość jednoczesnego porównania między sobą podobnych procesów biznesowych. Wyniki symulacji mogą zostać zapisane lub wyeksportowane do pliku Excel.

Symulacje i modelowanie procesów odbywa się zwykle przy użyciu tzw. „analiz What-If”, w które są wyposażone systemy klasy BI. Dzięki niej użytkownicy mają możliwość tworzenia i testowania różnych modeli i scenariuszy biznesowych sprawdzając jak zmieni się wynik badanego wskaźnika w zależności od zmian modelu lub jego parametrów. Poza optymalizacją procesów, funkcjonalność analiz What-if jest stosowana w obszarach takich jak: rachunek inwestycyjny, symulacja wpływu zmian cen, wielkości sprzedaży oraz kursów walutowych na rentowność sprzedaży oraz kalkulacji rentowności nowych kontraktów i ich wpływu na rentowność przedsiębiorstwa.

Po co to robić? Wdrożenie systemu BI to szereg wymiernych korzyści. Pełna ich lista zależy oczywiście od celu zakupu tej klasy narzędzi i obszarów biznesowych, w których system BI będzie wykorzystywany. W naszym przypadku, tj. przy analizie i symulacji procesów można mówić o korzyści, którą ja nazywam rozwiewaniem mgły”. Polega to na tym, że system BI pozwala nam sprawdzić w jaki sposób wpłynie na przebieg i czas trwania procesów nawet najmniejsza ich zmiana. Efekty zmian widzimy jeszcze zanim zmiany dotkną rzeczywistych procesów. Dzięki temu, mamy możliwość wybrania i zaimplementowania takiego scenariusza procesu, który będzie najbardziej optymalny dla naszego przedsiębiorstwa.

Co więcej, przebadane w jednolity sposób procesy umożliwiają wypracowanie spójnych standardów dla całej organizacji i wzbogacają wiedzę korporacyjną. Wprowadzone zostaje konkretne rozdzielenie odpowiedzialności za kroki procesu pomiędzy komórki, co z kolei przekłada się na kompleksowe zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa oraz zwiększenie świadomości pracowników na temat ich obowiązków i odpowiedzialności. Skuteczniej można także ocenić bieżące obciążenie pracowników czy szacować potrzebne zasoby pod nowo tworzone procesy.

Symulacja procesów to metoda wpierająca podejmowanie decyzji zawsze w sposób obiektywny i racjonalny, w nieoceniony sposób wpływająca na codzienną pracę w każdej organizacji. Wdrażanie optymalnych procesów pozwala na uzyskanie oszczędności oraz przyczynia się tworzenia pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, co istotnie przyczynia się do uzyskania trwałej przewagi konkurencyjnej.

Przykłady zastosowań systemów BI w  analizie i symulacji procesów biznesowych:

  • projektowanie nowych procesów
  • optymalizacja czasów procesów i rozmiarów kolejek
  • optymalizacja alokacji zasobów
  • określenie przepustowości
  • analizowanie alternatywnych pomysłów inwestycyjnych
  • analiza planów redukcji kosztów
  • analiza wpływu zmian czynników wewnętrznych oraz zewnętrznych na wyniki przedsiębiorstwa.

Artykuł pochodzi z portalu NowoczesnaFirma.pl jego autorem jest Grzegorz Joachimiak, Dyrektor handlowy w DomData AG Sp. z o.o.