BI sposobem na nowoczesne i efektywne zarządzanie jednostką ochrony zdrowia

Naturalną kontynuacją procesu informatyzacji części szarej i białej szpitala jest implementacja narzędzi analitycznych umożliwiających wyciąganie wniosków z gromadzonych danych.

Postępujący proces informatyzacji służby zdrowia jest już dziś faktem. Czym są systemy Business Intelli­gence i czemu mają służyć?
Systemy typu Business Intelligence są wysoce specjali­stycznymi narzędziami wspomagającymi efektywne zarzą­dzanie przedsiębiorstwem. Niosą szereg możliwości związa­nych ze skróceniem czasu oczekiwania na dane zarządcze dla kierownictwa jednostki. Prawidłowo skonfigurowane i dopasowane do konkretnych potrzeb danej jednostki ochro­ny zdrowia wspomagają procesy związane między innymi z: zarządzaniem efektywnością operacyjną, planowaniem budżetu, controllingiem i oceną rentowności czy wreszcie kal­kulacją kosztów działalności — mówi Andrzej Seregiet, dyrektor operacyjny Inobe Sp. z o.o.

Wiele dostępnych na rynku systemów informatycz­nych przeznaczonych dla jednostek ochrony zdrowia skupia się głównie na działalności operacyjnej, nie obejmując obszarów związanych z analityką i szeroko rozumianym controllingiem. Kluczowe jest prowadze­nie analizy efektywności działania jednostki na każ­dym poziomie: całej organizacji, pojedynczego oddzia­łu, danego pacjenta, a nawet pojedynczej procedury. Umożliwienie dostępu do analizy na bardzo szczegóło­wym poziomie danych zwiększa efektywność działań. Optymalnie dopasowany system Business Intelligence pozwoli zapełnić tę lukę poprzez:

  • dostęp do elastycznych narzędzi pozwalających na wielowymiarową analizę danych (bez konieczności angażowania zasobów działów IT do wykonywania analiz),
  • umożliwienie analizy kluczowych wskaźników efek­tywności i udostępnienie ich na poziomie kierowni­ków poszczególnych oddziałów (ordynatorów),
  • bieżącą analizę rentowności poszczególnych działań, umożliwiającą podejmowanie decyzji uwzględniają­cych także aspekty ekonomiczne.

Dodatkową motywacją do inwestycji w narzędzia analityczne jest perspektywa konieczności wdrożenia w niedługim czasie w jednostkach służby zdrowia tzw. nowego rachunku kosztów, który do poprawnej imple­mentacji będzie wymagał narzędzi znacznie bardziej zaawansowanych niż moduły finansowo-księgowe (FK) dostępne w dziś stosowanych systemach ERP.

Nasza jednostka posiadała wizję dotyczącą wskaźni­ków efektywności, którą częściowo udawało się realizować za pomoce arkuszy kalkulacyjnych Excel. Jednak prowa­dzenie pełnej analityki zarządczej i rozwiązywanie proble­mów związanych z wydajnością, bezpieczeństwem, dostępem do arkuszy kalkulacyjnych wymagało wdrożenia bardziej kompleksowego rozwiązania, jakim jest InForum BI Studio – mówi Jarosław Boryń, zastępca dyrektora ds. tech­nicznych w Regionalnym Szpitalu Specjalistycznym im. dr. Władysława Biegańskiego w Grudziądzu. – Oddany do użytku system wspiera kierownictwo oraz zarząd szpitala w takich obszarach jak: zarządzanie kosz­tami, gospodarka magazynowa lekami oraz materiałami medycznymi, optymalizacja wykorzystania bloków operacyj­nych, zabiegów, analiz retrospektywnych w czasie rzeczywi­stym, czy racjonalne obłożenie łóżek szpitalnych. Co jednak chyba najbardziej istotne, nowy system pozwala na bieżąco monitorować wszystkie wskaźniki ekonomiczne i efektywno­ściowe całego szpitala, poszczególnych oddziałów czy poradni – dodaje Jarosław Boryń.

Dzięki prawidłowo opracowanym w konsultacji z użytkownikami raportom udaje się uzyskać następu­jące efekty: wielokrotne skrócenie czasu przygotowania zestawień kosztowo-przychodowych ukazujących efek­tywność funkcjonowania poszczególnych oddziałów i poradni, umożliwienie pracownikom działu control­lingu wykonywania niestandardowych analiz w obsza­rze rozliczeń i kosztów bez konieczności angażowania specjalistów z działu IT, usprawnienie dostępu do klu­czowych wskaźników efektywności i innych informacji zarządczych (także na poziomie poszczególnych ordy­natorów, a nawet pojedynczej procedury).

Kluczowym elementem jest zatem odpowiednio do­brany produkt w połączeniu z partnerem, który będzie gotów w sposób profesjonalny i efektywny poprowa­dzić proces przygotowania wdrożenia.

Andrzej Seregiet, Jarosław Boryń

Artykuł został opublikowany w czasopiśmie Menedżer Zdrowia.