Business Intelligence u producenta chemii gospodarczej

Systemy klasy Business Intelligence mają bardzo szerokie zastosowanie. W coraz powszechniejszej świadomości funkcjonują jako narzędzia pomagające w podejmowaniu decyzji zarządczych, w niemal każdym obszarze funkcjonalnym firmy: zarządzaniu finansami, w gospodarce magazynowej i materiałowej, w planowaniu produkcji, w sprzedaży, marketingu i HR.

Przyjrzyjmy się zatem jednemu z wymienionych obszarów… a właściwie nie jednemu. Choć system BI stał się w opisywanym tu przypadku platformą analityczną wspomagającą zarządzanie rentownością, to skutki wykorzystania tego narzędzia mają znaczenie dla niemal wszystkich obszarów aktywności firmy, w której toczy się akcja poniższej historii.

Klient: Firma POL–HUN powstała w 1990 roku i należy do czołowych producentów chemii gospodarczej w kraju. Przedsiębiorstwo jest właścicielem marki własnej General Fresh®, a także produkuje dla sieci handlowych i sieci supermarketów wiele produktów pod markami prywatnymi. Asortyment firmy stanowią: płyny do mycia naczyń chemia do zmywarek, środki czyszczące, odświeżacze powietrza, płyny, kostki i żele do WC oraz środki do udrażniania rur kanalizacyjnych. Wśród klientów są takie marki jak: TESCO, REAL czy CARREFOUR. Poza aktywnością na rynku krajowym, Pol-Hun eksportuje swoje towary m.in. do kontrahentów z Litwy, Łotwy, Białorusi, Rosji, Słowacji, Czech, Węgier, Rumunii, Bułgarii, Serbii, Słowenii, Kosowa, Macedonii, Danii, Niemiec, Szwecji, USA, Azerbejdżanu, Bahrajnu, Turcji, Uzbekistanu i Libii. Obecnie firma zatrudnia ponad 300 osób, posiada własne zaplecze logistyczne oraz hale produkcyjne i magazynowe o łącznej powierzchni ponad 13000 m2.

Przyczyny zakupu systemu controllingowego:

Jak wyjaśnia dyrektor firmy Pol-Hun, pan Paweł Knopik: Przed wdrożeniem nowego systemu borykaliśmy się z kilkoma problemami: niezbyt precyzyjnymi metodami kalkulacji kosztów produkcji poszczególnych produktów, nie do końca jasną sytuacją jeśli chodzi o rentowność poszczególnych odbiorców oraz rosnącą presją cenowej klientów, którzy stawiali coraz większe wymagania. Nie tylko jakościowe, ale też i finansowe. Głównym źródłem tych problemów był brak pełnej informacji zarządczej nt naszych kosztów. O ile dosyć dobrze radziliśmy sobie z wyliczaniem technicznych kosztów produkcji to w przypadku pozaprodukcyjnych kosztów działalności firmy, dotychczasowe sposoby ich identyfikacji i alokacji na poszczególne produkty były mało precyzyjne. W efekcie spadała konkurencyjność naszej oferty, a także nie byliśmy w stanie dokładnie oszacować którzy klienci są dla nas najbardziej opłacalni, na ile rentowne będzie kolejne zlecenie produkcyjne, czy wprowadzenie nowego produktu na rynek okaże się sukcesem.

Pamiętajmy, że oprócz własnych linii produktowych, Pol-Hun realizuje także produkcję zleconą dla sieci handlowych (produkty z kategorii tzw.: Private labels) i innych producentów chemii gosp. Zatem o konkurencyjności firmy często decydują niewielkie kwoty i dokładna analiza kosztów ma piramidalne znaczenie. W takiej sytuacji, jedynym sensownym rozwiązaniem było znalezienie sposobów na dokładne skalkulowanie wszystkich kosztów, jakie wiązały się z produkcją dla trzech kanałów dystrybucji, do których trafiają wyroby Pol-Hun. Oprócz nowej metodyki wyliczania kosztów, potrzebne było też oprogramowanie, które zapewni odpowiednią szybkość i dokładność obliczeń. Biorąc pod uwagę skalę naszej działalności i różnorodność asortymentu, już dłużej nie mogliśmy nie mieć rozwiązania, które pozwala precyzyjnie i na bieżąco rozliczać koszty produkcji i dystrybucji, a także prawidłowo określać rentowność poszczególnych naszych odbiorców, rynków zbytu czy pojedynczych produktów.

Wybrany system i rozwiązanie:

Dostawcą oprogramowania była firma Profit Enigma, partner handlowy producenta InForum:firmy DomData AG sp. z o.o. . W połowie 2011 roku, zarząd i kierownictwo firmy rozpoczęło przegląd ofert różnych dostawców i po serii spotkań oraz rozmów z oferentami zdecydowano się na rozwiązanie przedstawione przez firmę Profit Enigma i jej system zbudowany na platformie InForum BI Studio.

Platforma InForum BI Studio służy do budowy zaawansowanych systemów klasy Business Intelligence, wspomagających podejmowanie decyzji. Jest wyposażona w szereg narzędzi umożliwiających prowadzenie wielowymiarowych analiz zarządczych, a także pozwalających na tworzenie kompleksowych systemów raportowania i planowania oraz bieżącego monitorowania dowolnych wskaźników ekonomicznych firmy i jej otoczenia. Natomiast zbudowane na jej bazie rozwiązanie Profit Enigma ABC/M jest kompleksowym narzędziem, które dostarcza precyzyjnie skalkulowanej, wielowymiarowej informacji o kosztach i rentowności podejmowanych działań.

W zakresie kalkulacji kosztów i rentowności, system Profit Enigma ABC/M umożliwia wiarygodną wycenę kosztów wytwarzania i dystrybucji dowolnego produktu. Dodatkowo, system pozwala na dokonywanie analiz rentowności produktów, klientów, wycenę procesów biznesowych, pomiar efektywności realizowanych procesów i działań czy pomiar stopnia wykorzystania zasobów i kosztów niewykorzystanych zasobów firmy.

Dlaczego akurat to rozwiązanie? Konsultanci z firmy Profit Enigma zaproponowali nam rozwiązanie, które idealnie pasowało do specyfiki naszej działalności, zarówno pod względem samej koncepcji rachunku kosztów działań, funkcjonalności, prostoty obsługi jak i możliwości dalszego rozwoju samego oprogramowania. – wspomina P. Knopik.

Wdrożenie systemu BI – Przebieg prac:

Wdrożenie rozwiązania Profit Enigma ABC/M rozpoczęło się w styczniu 2012 roku. Pierwsza faza to zbieranie danych źródłowych do prototypu systemu. Kolejna faza trwała od lutego do września 2012 i w jej trakcie konsultanci oraz pracownicy Pol-Hun zajmowali się identyfikacją i wydzielaniem wszystkich miejsc powstawania kosztów, zgodnie z wcześniej przyjętym modelem rachunku kosztów działań (ABC). Kolejne etapy to konfiguracja platformy InForum BI Studio będącej podstawą rozwiązania controllingowego Profit Enigmy, integracja z systemem ERP „Xpertis” oraz testy prowadzone w oparciu o coraz większe porcje danych. Celem tej części projektu było oczywiście ustalenie wszelkich potencjalnych błędów w identyfikacji i alokacji kosztów a następnie ich usunięcie, tak aby w przyszłości cały proces analityczny odbywał się zgodnie z przyjętym modelem rachunku ABC. Sam projekt przebiegał raczej bez większych zakłóceń, nawet wówczas gdy w niemal w tym samym czasie wdrożono w firmie Pol-Hun nową wersję systemu ERP: Po prostu w trakcie wdrożenia Profit Enigmy ABC/M, w odpowiednim momencie wystarczyło tylko przedefiniować tym narzędziu pewne procesy, aby zapewnić pełną integrację obu rozwiązań. W listopadzie 2013 roku zakończono prace nad wdrożeniem zakupionego systemu ABC/M i rozpoczął się okres jego normalnej eksploatacji.

Efekty wdrożenia systemu BI:

Po zakończeniu prac wdrożeniowych przychodzi czas podsumowań i porównania oczekiwań z efektami. Jak wygląda to w Pol-Hun?: Głównymi użytkownikami systemu są pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż, produkcję oraz oczywiście zarząd. To te osoby były najbardziej zainteresowane takim systemem i najbardziej nalegały na jego zakup. Zatem mieliśmy to szczęście, że przed i w trakcie projektu nie musieliśmy się zastanawiać jak przekonać do nowego narzędzia naszych pracowników czy tracić czas na przełamywanie innych form oporu wobec zmian, jakie tego typu projekt zawsze niesie. Efekty wdrożenia również są pozytywne, choć upłynęło stosunkowo niewiele czasu od jego zakończenia. Od listopada 2013 roku nowy system dostarcza nam pełnego obrazu sytuacji kosztowej oraz umożliwia nam prowadzenie analiz rentowności w odniesieniu do produktów czy klientów. Jak mówiłem wcześniej, przed wdrożeniem systemu analitycznego, określanie pozaprodukcyjnych kosztów działalności i ich przypisywanie do poszczególnych produktów miało szacunkowy charakter. Teraz sytuacja jest zupełnie inna. W każdej chwili mamy dostęp do dokładnych danych o wszystkich kosztach czy rentowności, o wiele szybciej i dokładniej możemy kalkulować nowe zlecenia produkcyjne czy tworzyć oferty cenowe dla nowych klientów. Nawet w przypadku produktów, których wcześniej nie produkowaliśmy, pełna kalkulacja kosztów jest o wiele dokładniejsza niż w czasach gdy takiego systemu nie mieliśmy.

Wykorzystywany w systemie model kalkulacji kosztów pozwala również obliczać koszty niewykorzystanych zasobów i nie obciążać nimi klientów oraz nie doliczać do kosztów poszczególnych produktów, co znacznie poprawiło konkurencyjność cenową firmy Pol-Hun. Znając dokładnie zyskowność naszych produktów, możemy też lepiej planować budżety marketingowe przeznaczane na różnego rodzaju kampanie promocyjne czy bezpieczniej żonglować upustami. Wprawdzie czas jaki minął od zakończenia wdrożenia, nie jest zbyt długi, to system umożliwił nam prowadzenie jeszcze jednego rodzaju analiz. Chodzi tu o wspominaną wcześniej rentowność klientów: Jeden z naszych większych kontraktów, który był źródłem dosyć dużych przychodów dla firmy okazał się… balansować na krawędzi opłacalności. Dopiero nowy model rachunku kosztów i odpowiednie oprogramowanie pozwoliło nam wykryć ten stan. Na pozór sytuacja wydawała się jasna: trzeba będzie zakończyć współpracę z tym klientem, by nie pogarszać wyniku całej firmy. Jednak zanim podjęliśmy taką decyzję, wykonaliśmy dodatkowe, wcześniej niedostępne dla nas analizy. Dzięki zaimplementowanym w Profit Enigmie narzędziom do symulacji typu: „Co jeśli?” mogliśmy sprawdzić jak wpłynie na wynik firmy rezygnacja z tego kontraktu. Akurat w tym wypadku okazało się, że straty spowodowane odejściem tego zleceniodawcy będą zbyt duże – klient ten w znacznym stopniu partycypuje w kosztach działalności i jeśli nie uda się zmniejszyć kosztów realizacji kontraktu, najlepszym rozwiązaniem będzie renegocjowanie cen. Dzięki nowemu systemowi możemy wcześniej zdobywać tego typu wiedzę i lepiej przygotować się do rozmów z tym i z każdym innym klientem – dodaje Paweł Knopik

Dziś już wiemy, że wdrożenie nowego systemu pozwala nam oddziaływać nie tylko na klientów, których już obsługujemy oraz produkty, które mamy w ofercie. Dzięki dostarczanym na bieżącą informacjom o stawkach realizowanych działań i zasobów zaangażowanych w te dziania jesteśmy w stanie precyzyjnie kalkulować oferty pod nowe kontrakty. I nie chodzi tylko o same liczby i ich precyzję. Co z tego, że dokładnie policzymy, skoro nie będziemy w stanie wykorzystać tych informacji? Wdrożenie Rachunku Kosztów Działań sprawiło, że informacje o kosztach są dla naszej załogi intuicyjne. Mówimy bowiem o działaniach, zasobach, klientach i produktach. Zauważyliśmy w kontaktach z największymi graczami europejskimi, że nasze informacje i wiedza są przynajmniej na takim samym a czasami chyba wyższym poziomie. Nasi Handlowcy nauczyli się w odpowiedni sposób wykorzystywać informacje o kosztach i rentowności w negocjacjach co znacznie podniosło ich skuteczność: np. prowadzone krótko po wdrożeniu negocjacje cenowe z nowym, dużym kontrahentem poszły po naszej myśli i jesteśmy przekonani, że wchodzimy w ten kontrakt z pewnością osiągnięcia założonych wskaźników rentowności To ma kapitalne znaczenie dla perspektyw rozwoju naszej firmy! – kończy Paweł Knopik.