Grupa Raben: Koszty pod pełną kontrolą

Rejestrowanie dokumentów kosztowych, procesy zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym i formalnym uporządkowały przepływ ich w firmie, a także spowodowały utrzymanie terminowych płatności.  

 

Wchodząca w skład Grupy Raben spółka Fresh Logistics zajmuje się dystrybucją produktów wymagających temperatury kontrolowanej (od +2 stopni C do + 6 stopni C). W pewnym momencie stanęła przed problemem coraz większej ilości otrzymywanych i wysyłanych dokumentów księgowych. Rozbudowana struktura oraz konieczność ciągłej weryfikacji i akceptacji ponoszonych kosztów czyniły obieg faktur w formie papierowej procesem kosztowym i czasochłonnym. Brak ustandaryzowanego procesu obiegu i dekretacji faktur przychodzących był przyczyną nadmiernego obciążenia pracowników. 

 

Realizacja tych zadań wiązała się z dużym nakładem czasu poświęconego między innymi na wyszukanie faktur oraz pozyskiwaniem koniecznych informacji. Ponadto ze względu na brak raportowania bardzo utrudniona była kontrola terminowości wykonania oraz weryfikacja dekretacji wszystkich faktur wystawianych przez dostawców. Dlatego kierownictwo spółki Fresh Logistics zdecydowało o konieczności zakupu systemu obiegu dokumentów w zakresie elektronicznego obiegu faktury.  

 

Główny cel postawiony przed firmą wdrożeniową był jeden, zaprojektować i wdrożyć system, który da gwarancję realizacji obiegu faktur kosztowych zgodnie z wypracowanym schematem funkcjonowania organizacji i pozwoli na kontrolowanie dotrzymywania terminów płatności faktur i rozliczania podatków. 

 

Dlaczego DomData

 

DomData zaproponowała rozwiązanie elastyczne umożliwiające dostosowanie pod indywidualne potrzeby Fresh Logistics. Istotnym argumentem za wyborem DomDaty jako głównego wykonawcy oprogramowania było posiadanie wyspecjalizowanej kadry, która gwarantowała gotowość wykonania usług programistycznych w obszarze powiązanym z systemem obsługi procesu oraz integrację do systemu transakcyjnego. Uzyskane rekomendacje ze spotkań referencyjnych, pokazujące firmę DomData jako rzetelnego wykonawcę, realizującego terminowo powierzone prace, dbającą o dobrą organizację wdrożenia przekonały Klienta, że jego wybór jest właściwy. 

 

Jak przebiegało wdrożenie

 

Realizacja wdrożenia dla spółki Fresh Logistics trwała od lipca 2007 do kwietnia 2008 roku. Konsultanci firmy DomData przeprowadzili analizę funkcjonującego obiegu faktur, a następnie opracowali definicję kilku wariantów docelowych procesu, zróżnicowanego głównie ze względu na rodzaj faktury.

 

W ramach wykonanych prac, DomData zaprojektowała, wspólnie z przedstawicielami Fresh Logistics, model procesu obiegu faktury kosztowej. Na tej podstawie po fazie testowej uruchomiony został obieg w systemie informatycznym. Elektroniczny system obiegu faktur został zastosowany w obszarach „Usługi magazynowania”, „Usługi transportowe” oraz „Spedycja międzynarodowa”. Dokonano również integracji systemu do istniejących w firmie systemów w tym systemu transakcyjnego. W dalszych etapach Klient otrzymał możliwość rozszerzania rozwiązania na dalsze obszary i pozostałe spółki grupy Raben. Po zakończeniu wdrożenia w firmie Fresh Logistics, System WrokNET trafił do spółki Raben Polska sp. z o.o. Tzw. Rollout aplikacji przeprowadzony został w 39 oddziałach w Polsce, objął około 400 użytkowników, a w systemie jest dekretowanych od 7 000 do 8 000 dokumentów miesięcznie. 

 

Efekty

 

Cele postawione przed wykonawcą zostały osiągnięte. Wdrożony system automatyzował procesy związane z rejestracją, akceptacją i rozliczaniem dokumentów finansowych. Rejestrowanie dokumentów kosztowych, procesy zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym i formalnym uporządkowały przepływ ich w firmie, a także spowodowały utrzymanie terminowych płatności. Dzięki skutecznym sposobom wyszukiwania dokumentów i sprawdzonym mechanizmom kontroli dostępu, odnalezienie wybranego dokumentu jest w tej chwili szybkie i łatwe oraz co najważniejsze zgodne z zachowaniem polityki bezpieczeństwa firmy. Informacje o wprowadzonej fakturze uruchamiają proces jej zatwierdzania oraz automatycznej archiwizacji. 

 

Mogą być także generowane zestawienia faktur znajdujących się w obiegu (np. według terminów płatności). Kierownicy w prosty sposób sprawdzają stan obiegu dokumentów za pomocą raportów pokazujących miejsca opóźnień i innych problemów. Informacje zweryfikowane i zatwierdzone na fakturze są automatycznie zapisywane do systemu księgowego. 

 

Polska to tylko początek. Kolejny etap to Europa!

 

Pozytywne doświadczenia z platformą WorkNET w Polsce zaowocowały ekspansją rozwiązania o kolejnych spółek grupy Raben. W 2013 roku rozpoczęło się wdrożenie WorkNETu w holenderskich i niemieckich spółkach tego logistycznego operatora. Podobnie jak w przypadku polskich części Grupy, przedmiotem prac konsultantów DomDaty jest elektroniczny obieg faktur kosztowych oraz integracja WorkNET-u z systemami spedycyjnymi i księgowymi używanymi w poszczególnych spółkach grupy Raben. Cele wdrożenia: Szeroko pojmowana automatyzacja procesów związanych z rejestracją, akceptacją i rozliczaniem dokumentów finansowych, uporządkowanie ich przepływu w firmie oraz utrzymanie terminowych płatności.

 

Równolegle do projektów w Holandii i Niemczech, w Polsce rozszerzono też funkcjonalność platformy WorkNET o rozwiązania OCR. Pozwoli to na eliminację ręcznego wprowadzania danych z faktur do systemu obiegu dokumentów.

 

Wdrożenie naszego rozwiązania w holenderskich i niemieckich spółkach Raben Group przeszło ciągle jeszcze nietypową dla polskich producentów oprogramowania drogę – mówi Grzegorz Joachimiak Dyrektor Handlowy w DomData AG Sp. z o.o. Zazwyczaj historia wygląfda w ten sposób, że korporacyjne wdrożenia przychodzą do Polski z zagranicznych central i oddziałów, a w przypadku grupy Raben i systemu WorkNET było dokładnie odwrotnie: Kilka lat temu, system obiegu faktur kosztowych wdrożyliśmy w polskich spółkach firmy Raben, a obecnie nasze rozwiązanie trafia do kolejnych krajów. Dla nas to dowód dużego zaufania klienta i potwierdzenie wysokiej jakości platformy WorkNET oraz pracy jaką wykonaliśmy w trakcie wdrożenia w spółce Raben Polska. W przyszłości planowane jest wdrożenie naszego rozwiązania w kolejnych krajach, gdzie działa Grupa Raben, a także dalsza integracja ze środowiskiem informatycznym koncernu, co umożliwi poszerzenie zakresu zastosowań WorkNETu w o kolejne obszary funkcjonalne. – kończy Grzegorz Joachimiak.

 

Powyższy opis pierwotnie opublikowano na stronie TSL-Biznes.pl