Ferryt – zawiera szereg rozwiązań biznesowych dedykowanych dla określonych branż (np. obsługa kredytów, sprzedaż ubezpieczeń), jak i rozwiązań standardowych niezależnych od branży (np. e-Archiwum, obsługa kancelarii, windykacje).

Dowiedz się więcej
Narzędzia InForum BI Studio wspomagają procesy zarządcze i decyzyjne we wszystkich istotnych sferach działania współczesnego przedsiębiorstwa: zarządzania efektywnością operacyjną, planowania i budżetowania, controllingu, raportowania, analiz OLAP, zarządzania sprzedażą i marketingiem, kontrolą kluczowych wskaźników w organizacji.

Dowiedz się więcej

Systemy BI w praktyce: Kompletny system raportowania w 2 dni!

Jak wyciągnąć firmę z informacyjnej zapaści w DWA dni? Jak w tym czasie usprawnić raportowanie kluczowych wskaźników efektywności przedsiębiorstwa? Co dzięki temu zyskuje zarząd? To wszystko opisaliśmy w historii, która zdarzyła się naprawdę.

Niedawno zgłosił się do nas klient z branży budowlanej, który miał problem z szybkim dostępem do aktualnych danych o sytuacji ekonomicznej firmy i o realizowanych projektach. Specyfika działalności tego przedsiębiorstwa jest dość typowa dla tej branży, a więc mamy do czynienia z głównym wykonawcą i grupą podwykonawców, realizujących wybrane fragmenty inwestycji.

Ewidencja wszelkich zdarzeń jest prowadzona w systemie ERP, natomiast wymiana danych pomiędzy spółką i jej podwykonawcami prowadzona jest w dedykowanym portalu, który nie jest częścią systemu ERP. Brak integracji pomiędzy tymi narzędziami sprawiał, iż Zarząd nie był w stanie sięgać do danych o przebiegu realizowanych projektów. Zadanie to spadało na pracowników średniego szczebla, którzy musieli generować takie raporty ręcznie, przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych, w których konsolidowano dane z wyżej wymienionych źródeł. Cały proces był długotrwały i w zasadzie nigdy nie zaspokajał do końca potrzeb Zarządu. Rozpoczęto więc poszukiwania dostawcy oprogramowania, który miał usprawnić raportowanie. Zaproszenie do rozmów dostała także nasza firma: DomData AG.

Przebieg prac: Dwa dni warsztatów!

Podczas pierwszych rozmów z klientem określiliśmy interesujący go zakres raportów, które miałyby być generowane na potrzeby Zarządu tej spółki. Wspólnie z prezesem firmy ustaliliśmy, że nasze rozwiązanie zaprezentujemy podczas dwudniowych warsztatów dedykowanych dla zarządu i pracowników, którzy dotychczas byli zaangażowani w pozyskanie danych i ich ręczną konsolidację w arkuszach xls.

Dzień pierwszy warsztatu:

Rano krótkie spotkanie z inicjatorem warsztatu – prezesem firmy oraz jego pracownikami, którzy mieli z nami współpracować podczas wdrożenia. Po pierwszych minutach widać, że atmosfera w firmie nie jest dobra. Pracownicy mają dystans do kolejnych oferentów i niemal jawnie manifestują swoją niechęć do dalszych rozmów: „Prezes zaprosił kolejnych sprzedawców, którzy będą im coś wciskali, karzą porzucić istniejące rozwiązania, a tymczasem gonią nas terminy i kontrahenci, projekty są napięte, pojawiają się kolejne komplikacje, a my znowu marnujemy nasz czas na jałowe jak dotąd rozmowy.”

Pojawia się więc dodatkowe wyzwanie: musimy jak najszybciej przekonać te osoby do naszego pomysłu i oferty. Sam prezes jest człowiekiem wymagającym oraz stanowczym. Z rozmowy wynika, że coraz bardziej irytuje go brak dostępu do aktualnych danych. Otrzymujemy więc pełny obraz sytuacji i … zabieramy się do pracy nad rozwiązaniem istniejącego problemu. Chodzi nam o to, aby klient zobaczył jak nasze modele raportów i oprogramowanie . Musimy im pokazać  jak  nasz system zmienia ich sytuacje w oparciu o rzeczywiste informacje pochodzące z ich własnych zbiorów danych, a nie ze środowiska demonstracyjnego.

Czy to już sukces?

Jeszcze nie. Po południu prezentujemy raport z danych nt rozliczeń z podwykonawcami. Okazuje się, że potrzeba je uporządkować, zatem wspólnie z klientem sporządzamy wnioski do dostawcy, aby dostarczyć kompletnych informacji dla Zarządu spółki. Dodatkowo, ustalamy też w jaki sposób uzupełnić brakujące informacje z własnej księgowości (np. o kosztach zakupionych działek budowlanych pod dany projekt) i pod koniec dnia prezentujemy prototyp raportów uwzględniający zgłoszone poprawki.

Dzień drugi warsztatu – Efekty:

Przedstawiamy raport Prezesowi w wariancie, jaki określiliśmy w trakcie dotychczasowych rozmów. Z autorami portalu dla powykonawców ustalamy nowy sposób generowania danych do raportów (codzienny eksport w formie pliku CSV zamiast ręcznego pobierania) i tworzymy finalne wersje raportów.  W efekcie tych prac powstał raport o wszystkich kosztach projektów, sięgający po dane zleceń do portalu partnerskiego, a po informacje o kosztach zaksięgowanych: bezpośrednio do systemu ERP.
Dodatkowo, już na życzenie pracowników przygotowaliśmy kolejne 6 raportów, za które byli odpowiedzialni, a które pierwotnie nie wchodziły w program warsztatów.

Finalny efekt przechodzi pierwotne oczekiwania uczestników warsztatów: pracownicy byli zaskoczeni, że wdrożenie tak zaawansowanego rozwiązania angażuje ich tylko na niecałe dwa dni, a później otrzymują narzędzie, dzięki któremu na żądanie można przygotować dowolne raporty i właściwie pożegnać dotychczasowe problemy z pobieraniem danych, ich konsolidacją i przygotowywaniem wymaganych przez zarząd informacji o stanie spółki.

Teraz, pracownicy są w stanie przygotować wszystkie raporty na żądanie.. Wcześniej przygotowanie wymaganych raportów zajmowało nawet tydzień. Teraz, ich przygotowanie liczone jest w minutach, a w przypadku bardziej złożonych zagadnień – w godzinach.

Na zakończenie pojawia się jeszcze jedna niespodzianka, miła szczególnie dla nas. Oprócz wydajności rozwiązania doceniono też nasz sposób pracy i jak powiedział po prezentacji jeden z jej uczestników: „[…] Doceniamy też to, że na 100% zaangażowaliście się w rozwiązanie naszych problemów, a nie w sprzedaż kolejnego narzędzia. Spotkaliśmy już wielu dostawców, ale tego typu postawa, ciągle jeszcze jest czymś rzadkim […]”.
…a jak wygląda sytuacja w Twojej firmie?

  • Czy w raportowaniu korzystacie z wielu źródeł danych?
  • Czy występują problemy z szybkim dostępem do tych danych?
  • Czy tworzenie raportów to skomplikowany proces, wymagający zaangażowania kilku lub więcej osób?

Jeśli TAK, to zadzwoń do nas, a bezpłatnie przygotujemy 2-3 przykładowe rozwiązania dotyczące najbardziej palących problemów z raportowaniem i udostępnimy do testów nasz system.

telefon: 501 042 940

Kontakt
Imię i nazwisko*
Twój adres e-mail*
Firma
Telefon

* pole wymagane

Treść wiadomości

* pole wymagane

PolandEnglish