System obiegu dokumentów dla biur rachunkowych

Na rynku jest już dostępny nasz nowy produkt: system usprawniający obieg dokumentów pomiędzy biurami rachunkowymi i ich klientami.

Tym, co wyróżnia nowe rozwiązanie na tle innych tego typu narzędzi jest wykorzystanie narzędzi analitycznych klasy Business Intelligence.

 

Opracowane przez naszych konsultantów rozwiązanie to rozbudowana platforma B2B, która opiera się na pełnej digitalizacji wszystkich dokumentów jakie pojawiają się w obrocie gospodarczym. Chodzi tu np. o dokumentację księgową, kadrowo-płacową, różnego rodzaju pisma i umowy czy dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

 

Nowy system pozwala na tworzenie różnorodnych raportów finansowych i następnie udostępnianie ich klientom biura. Wymiana informacji między Biurem Rachunkowym, a jego klientami odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki temu klienci Biura nie muszą instalować żadnych dodatkowych aplikacji. Jedyna inwestycja, jaka może się w tym wypadku pojawić to zwykły skaner, umożliwiający digitalizację papierowych dokumentów, które później są przesyłane do Biura. Oprócz ręcznego wprowadzania danych czy przesyłania skanów papierowych dokumentów, platforma B2B może pobierać dane źródłowe bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych czy magazynowych, funkcjonujących po stronie klienta.

 

Jak to działa w praktyce?

 

Platforma B2B jest instalowana bezpośrednio na sprzęcie Biura Rachunkowego lub we wskazanym centrum hostingowym. Następnie biuro Rachunkowe zakłada swoim klientom dedykowane konta i od tego momentu można rozpocząć pracę. Cała komunikacja między Biurem i klientem odbywa się za pośrednictwem szyfrowanego połączenia, a każdy klient Biura ma dostęp tylko i wyłącznie do swoich danych.

 

Jakie to przynosi korzyści?

 

Przede wszystkim szybkość i wygoda w obiegu informacji. Klienci mogą wysyłać do biura dokumenty w dowolnej chwili: np. po wygenerowaniu własnych faktur sprzedażowych czy odebraniu faktur kosztowych. Z kolei digitalizacja papierowych wersji i ich archiwizacja w bazie danych platformy b2B to np. większe bezpieczeństwo. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku tych dokumentów, które mają ograniczoną trwałość (paragony, faktury z drukarek termicznych), a ich przechowywanie jest wymogiem prawnym.
Inne korzyści, to pełen dostęp do bieżącej ewidencji księgowej i kadrowo-płacowej czy możliwość pobierania przez klienta Biura raportów o sytuacji finansowej firmy w dowolnej chwili. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą czekać aż przedstawiciel biura przygotuje niezbędne informacje, a sami pracownicy Biur Księgowych nie są odrywani od swoich bieżących obowiązków.