Tylko 44% firm używa narzędzi do budżetowania

We wrześniu bieżącego roku, redakcja serwisu Decyzje-IT.pl opublikowała raport nt wykorzystania przez firmy narzędzi wspomagających procesy planowania i budżetowania. Wg autorów raportu: tylko 44% firm stosuje oprogramowanie do tworzenia i rozliczania swoich budżetów.

Badanie przeprowadzono w lipcu i sierpniu br. wśród firm biorących udział w kolejnych edycjach konkursu: „Gazele Biznesu” i stosujących w swojej działalności jakąś formę budżetowania. Na podstawie ankiet wypełnianych podczas wywiadów telefonicznych autorzy badania ustalili, że tylko 44 % badanych firm używało oprogramowania komputerowego do tworzenia budżetu, przy czym większość z tych firm korzysta z arkusza kalkulacyjnego, a tylko 39% z nich stosuje dedykowane aplikacje controllingowe.
Są to średnie wartości z wyników uzyskanych w grupie badawczej i jak często bywa, lepiej zinformatyzowane są przedsiębiorstwa większe.

 

Prowadzący badanie starali się ustalić co sprawia, że tak niskie jest nasycenie tego rynku aplikacjami wspomagającymi pracę specjalistów do finansów. Wśród najczęściej deklarowanych przez respondentów przyczyn braku zainteresowania tego typu oprogramowaniem, autorzy raportu wymieniają: wysokie koszty wdrożenia, konieczność dodatkowej administracji, proponowane rozwiązania nie spełniają ich oczekiwań, wysokie koszty utrzymania, czy dotychczasowy brak zgody Zarządu.

 

Tymczasem, oferta rynkowa w tym zakresie jest coraz ciekawsza i wymieniane obawy można pokonać: „Większość dostępnych na rynku rozwiązań nie wymaga bardziej specjalistycznego administrowania niż ma to miejsce w przypadku używanych na co dzień systemów ERP. Sama obsługa jest równie prosta i intuicyjna dla każdego średniozaawansowanego użytkownika pakietów biurowych. Natomiast firmy, które nie są zainteresowane zakupem i instalacją systemów na swoich serwerach, mają sporo możliwości skorzystania z potrzebnej funkcjonalności w ramach różnych modeli abonamentowych, a sam system jest utrzymywany przez dostawcę. Dostęp do systemu controllingowego odbywa się wówczas w poprzez specjalnie zabezpieczone łącza, a do jego obsługi wystarcza zwykła przeglądarka internetowa.
Natomiast jeśli chodzi o świadomość korzyści, jakie dają systemy do budżetowania i analiz, to zawsze istnieje możliwość ich przetestowania, zanim jeszcze zdecydujemy się na klasyczny zakup z wdrożeniem bądź jakiś model outsourcingowy. Tego typu ofertę ma DomData AG, a firma zainteresowana wypróbowaniem systemu controllingowego otrzymuje od nas licencję systemu InForum BI Studio oraz warsztaty na temat planowania i budżetowania z wykorzystaniem systemu klasy business Intelligence. Testy InForum BI Studio to przeciętnie 2 – 3 miesiące pracy z systemem na własnych danych i z uwzględnieniem własnych procesów. Po upływie „okresu próbnego” użytkownik ma zdecydowanie więcej informacji nt wpływu systemu BI na własną firmę i wówczas bardziej świadomie podejmuje decyzje zakupowe.”
– mówi Grzegorz Joachimiak, Dyrektor Handlowy w firmie DomData AG Sp. z o.o.

 

Za inwestycją w systemy do budżetowania i analiz przemawiają ich liczne przewagi nad tradycyjnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Te wybrane dotyczą np. komfortu pracy i jej czasochłonności – kontynuuje G. Joachimiak. Systemy controllingowe pozwalają znacznie skrócić nawet najbardziej złożone budżetowanie. Ponadto, minimalizują ryzyko błędów pisarskich: Raz określone parametry, np. nazwy produktów, czy kontrahentów, miejscowości, itd. są zawsze takie same, niezależnie od tego ilu mamy uczestników procesu budżetowania i ile powstaje wersji budżetów. Odpadają więc problemy związane z interpretacją poszczególnych budżetów cząstkowych, zapisanych np. w odrębnych arkuszach kalkulacyjnych, wypełnianych przez wszystkich zaangażowanych w ten proces pracowników. Również tworzenie sprawozdań finansowych staje się prostsze i w dużej mierze zautomatyzowane. Wreszcie ostatnia sprawa: dzięki systemom controllingowym, kadra menedżerska może sprawdzić stan realizacji budżetu samodzielnie, w dowolnym momencie czasu, dla dowolnego wymiaru , tj. produktu, klienta, rynku, handlowca, dystrybutora, itp. Kontrola poszczególnych wskaźników budżetowych może być prowadzona z dużo większą niż dotąd szczegółowością: dzięki technikom typu: ”drill-down” można zejść do poziomu pojedynczej transakcji wpływającej na ostateczną wartość badanego zjawiska. Tego typu analiz nie da się łatwo i szybko przeprowadzić w arkuszu kalkulacyjnym.” – kończy G. Joachimiak