Jak system informatyczny usprawnia budżetowanie w przedsiębiorstwie?

Planowanie i budżetowanie jest jednym z kluczowych procesów strategicznych przedsiębiorstwa, który pozwala przełożyć cele strategiczne przedsiębiorstwa na odpowiednie działania, zasoby finansowe, rzeczowe i ludzkie. Proces ten jest również najistotniejszym zadaniem realizowanym przez zespół controllingu. Budżetowanie jest procesem złożonym, dlatego trudno wyobrazić sobie jego realizację bez wsparcia poprzez odpowiednie oprogramowanie. W większości przypadków narzędziem, które zapewnia wsparcie w tym zakresie są arkusze kalkulacyjne, które od lat są podstawowym narzędziem pracy controllera.

Rynek aplikacji biznesowych oferuje jednak również dedykowane systemy wspierające proces budżetowania, na których wdrożenie przedsiębiorstwa są w stanie przeznaczyć znaczące środki finansowe. Jaka jest przyczyna takiej decyzji? Czy wydatki te są uzasadnione w obliczu powszechnej dostępności arkuszy kalkulacyjnych? Czy jest to po prostu informatyczny gadżet czy też może wartościowe narzędzie biznesowe?

Arkusz kalkulacyjny jako narzędzie do budżetowania:

Na pytanie czy arkusz kalkulacyjny jest wystarczającym narzędziem do przeprowadzenia procesu budżetowania większość menedżerów odpowiedzialnych ze realizację tego procesu odpowie twierdząco. Arkusze kalkulacyjne posiadają funkcjonalności, które są potrzebne do przygotowania budżetu. Istnieje możliwość zasilenia pliku arkusza danymi historycznymi z systemów ewidencyjnych, można utworzyć model controllingowy i za pomocą zdefiniowanych formuł wyliczeniowych wygenerować dane budżetowe na podstawie danych historycznych. Można ponadto utworzyć arkusze planistyczne, w których controlling wprowadzi wartości planistyczne ręcznie, w oparciu o wiedzę ekspercką. Jeżeli odpowiednia wiedza specjalistyczna wykracza poza dział controllingu można przygotowane arkusze rozesłać mailem do odpowiednich osób z prośbą o ich uzupełnienie, a następnie otrzymane zwrotnie arkusze scalić w plan, który możemy przedstawić do akceptacji zarządu. Zakładając optymistyczny scenariusz, że zarząd zaakceptuje pierwszą wersję i nie będzie chciał wprowadzać korekt do planu wiążących się z koniecznością przeprowadzenia kolejnej iteracji procesu, możemy przejść do kolejnego etapu, czyli monitorowania odchyleń i podejmowania działań zaradczych poprzez odpowiednio przygotowane raporty budżetowe, które mogą być analizowane przez controlling lub rozsyłane do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary planowania. Tym samym posługując się jedynie dostępną funkcjonalnością arkuszy kalkulacyjnych jesteśmy w stanie przejść przez wszystkie etapy procesu budżetowania.

Dlaczego więc, skoro arkusz jest wystarczającym narzędziem do przeprowadzenia procesu budżetowania, przedsiębiorstwa przeznaczają środki finansowe na wdrożenie aplikacji dedykowanych do wsparcia tego procesu?

Popularność wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych wynika przede wszystkim z ich elastyczności, dostępnej powszechnie wiedzy w zakresie ich obsługi oraz niskiego kosztu licencji. Są jednak sytuacje gdy funkcjonalności pakietów biurowych przestają wystarczać i wówczas decydenci szukają innych, bardziej efektywnych rozwiązań.

W warunkach dużej zmienności otoczenia biznesowego organizacje potrzebują coraz częstszych budżetów i prognoz. Zwiększają się wymagania względem analizy danych, prezentacji oraz przekształcania danych, a także transparentności procesu planowania i raportowania budżetowego.

W ocenie wielu controllerów arkusz sprawdza się w zastosowaniach jednostanowiskowych, natomiast w przypadku potrzeby zaangażowania w proces wielu osób pojawiają się trudności związane ze stosowaniem popularnych pakietów biurowych i proces staje się dużym wyzwaniem organizacyjnym. Tak samo dzieje się w przypadku dużej ilości danych lub w przypadku skomplikowanego modelu controllingowego.

Zwiększona kontrola efektywności firmy również wymusza wdrożenie narzędzi, które umożliwią audyt procesu budżetowania i prześledzenie w jaki sposób powstały wartości planowe, a także dadzą możliwość przekrojowej analizy odchyleń i przypisania odpowiedzialności za wyniki cząstkowe.

W pewnym momencie procesy realizowane przez firmę osiągają taki poziom złożoności, że czas i koszt procesu budżetowania w połączeniu z brakiem wiarygodności danych powodują, że budżetowanie staje się wyzwaniem organizacyjnym, któremu trudno sprostać. Jeżeli jednak udaje się zapanować nad plikami arkusza kalkulacyjnego, proces przeprowadzany jest tylko raz w roku, a budżetowanie scenariuszowe oraz prognozowanie jest często poza zasięgiem możliwości organizacji.

Firmy poszukujące wyspecjalizowanych rozwiązań mają w zdecydowanej większości bogate doświadczenia i wnioski związane z używaniem arkuszy kalkulacyjnych. Odwołują się więc do tych doświadczeń poszukując narzędzia, które nie będzie miało ograniczeń, z którymi zetknęli się w dotychczasowej pracy. Podczas rozmów prowadzonych z menedżerami odpowiedzialnymi za proces budżetowania najczęściej wymieniane są następujące powody skłaniające do wdrożenia dedykowanych systemów do budżetowania:

  • długi czas trwania i czasochłonność procesu budżetowania, duża ilość zadań mechanicznych,
  • brak dostępu do aktualnych danych z systemów transakcyjnych,
  • ograniczone możliwości przypisania odpowiedzialności za sporządzenie i wykonanie budżetów cząstkowych,
  • zbyt trudne utrzymanie modelu danych przy dużym tempie zmian organizacyjnych,
  • nieefektywny proces dystrybucji formatek planistycznych i raportów budżetowych,
  • ograniczone możliwości prześledzenia, w jaki sposób powstały dane budżetowe,
  • duża zależność procesu od kluczowych pracowników utrzymujących model budżetowy w arkuszu kalkulacyjnym,
  • czasochłonność konsolidacji arkuszy w spójny plan ze względu na nieautoryzowane modyfikacje formatek budżetowych wprowadzane przez uczestników procesu,
  • brak mechanizmów współpracy takich jak zarządzanie dostępem, zarządzanie przepływem danych i pracy w procesie,
  • problemy z integralnością danych oraz duża ilość błędów w formułach i powiązaniach podważająca zaufanie do danych,
  • trudności z połączeniem danych budżetowych z danymi wykonania na potrzeby monitorowania poziomu realizacji planu oraz prognozowania, a także ograniczone możliwości analizy przyczyn odchyleń.

Jakie więc możliwości aplikacji do budżetowania decydują o ich przewadze nad arkuszami kalkulacyjnymi?

Biorąc pod uwagę powyższe ograniczenia związane z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych nietrudno zrozumieć, że przedsiębiorstwa szukają potencjału do poprawy efektywności działania. W odpowiedzi na zapotrzebowanie rynkowe producenci oprogramowania oferują specjalistyczne aplikacje wspierające proces budżetowania oraz odpowiednie usługi wdrożeniowe.

Pierwszym elementem implementowanym w ramach wdrożenia aplikacji planistycznej jest zazwyczaj repozytorium danych integrujące dane z systemów ewidencji i zawierające zakres danych potrzebny do przeprowadzenia procesu budżetowania. Często zawartość repozytorium danych wykracza poza potrzeby budżetowania i baza spełnia również wymagania w zakresie zadań analityczno-raportowych realizowanych przez controlling, pełniąc rolę hurtowni danych. Wdrożenie repozytorium danych eliminuje problemy związane z jakością, integralnością oraz aktualnością danych. Proces aktualizacji jest automatyczny, a jego częstotliwość dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa. Przechowywanie danych w bazie danych o strukturze hurtowni danych w połączeniu z możliwościami narzędzi planistycznych znacząco zwiększa wydajność obliczeniową, co umożliwia przetwarzanie większej ilości danych, dając tym samym możliwość zwiększenia szczegółowości planowania oraz rozszerzenia planowania finansowego o planowanie w ujęciu rzeczowym. Dodatkowo dane w hurtowni danych uzyskują odpowiedni, zrozumiały dla użytkowników biznesowych opis.

Kolejnym krokiem jest zaprojektowanie rozwiązania planistycznego, które korzysta z danych historycznych gromadzonych w repozytorium danych oraz zapisuje do niego wartości budżetowe. W ramach tego etapu system do budżetowania powinien umożliwić odzwierciedlenie modelu controllingowego przedsiębiorstwa (m.in. przypisanie kont do grup kosztów, przypisanie komórek organizacyjnych do centrów zysków i kosztów, zdefiniowanie struktury sprawozdań finansowych odpowiadającej potrzebom zarządczym, zdefiniowanie zasad alokacji kosztów). Mechanizmy zarządzania modelem controllingowym powinny dawać możliwość elastycznego zarządzania zmianami. W dalszej kolejności projektowane są formatki budżetowe, sposób ich zasilania danymi, a także przepływ pracy i danych w procesie. Nowoczesny system do budżetowania powinien umożliwiać intuicyjną i łatwą konfigurację formatek planistycznych przez pracowników controllingu, przez potrzeby angażowania zasobów IT.

Proces planowania to nie tylko zadanie o charakterze analityczno-prognostycznym, ale również duże wyzwanie organizacyjne, dlatego standardem rynkowym jest oferowanie przez aplikacje do budżetowania mechanizmów wsparcia pracy grupowej takich jak zarządzanie dostępem do danych i formatek budżetowych oraz modułu workflow strukturyzującego przepływ pracy i danych w procesie budżetowania.

Odpowiednia konfiguracja rozwiązania planistycznego to podstawa do rozpoczęcia efektywnej pracy z narzędziem. Największe jednak korzyści z wdrożenia systemu do budżetowania ujawniają się w momencie przystąpienia do przygotowania budżetu. Kluczowe funkcjonalności, które usprawniają prace uczestników i które powinna oferować aplikacja do budżetowania to:

  • mechanizm wersjonowania danych zapewniający, że wszyscy uczestnicy procesu pracują na tych samych danych,
  • planowanie scenariuszowe umożliwiające wprowadzenie zmian do założeń planistycznych po przeprowadzeniu procesu i analizę ich wpływu na wynik,
  • mechanizm globalnych korekt umożliwiający łatwą zmianę szczegółowych wartości budżetowych o określoną wartość lub procent dla wszystkich lub wybranych obiektów controllingowych,
  • automatyczna konsolidacja danych z budżetów cząstkowych do planowanego rachunku wyników, bilansu oraz rachunku przepływów pieniężnych, eliminująca potrzebę ręcznego scalania arkuszy planistycznych,
  • oddzielenie warstwy danych i projektowania od warstwy użytkownika końcowego, dzięki któremu użytkownik końcowy nie nadpisze danych z wykonania, nie zmodyfikuje powiązań pomiędzy formatkami budżetowymi oraz formuł obliczeniowych,
  • mechanizm workflow pilnujący, żeby dane były wprowadzane w odpowiedniej kolejności, udostępniający formatki budżetowe do uzupełnienia dopiero po wykonaniu kroków poprzedzających, pozwalający zdefiniować role w procesie – przypisać odpowiedzialność za wprowadzenie danych i ich akceptację do różnych osób,
  • powiadomienia mailowe związane ze zdarzeniami w procesie budżetowania takimi jak udostępnienie formatki budżetowej do wprowadzenia danych lub akceptacji, nadchodzący lub przekroczony termin związany z procesem budżetowania,
  • przyjazny interfejs użytkownika końcowego, który będzie na tyle intuicyjny, że po krótkim instruktarzu użytkownicy końcowi będą mogli rozpocząć pracę z aplikacją,
  • raportowanie, które jest nieodłączną cechą dobrego narzędzia do budżetowania i pozwala zautomatyzować proces raportowania budżetowego oraz prognozowania, posiadające efektywne mechanizmy dystrybucji informacji o poziomie realizacji planu takie jak mechanizmy automatycznego rozsyłania raportów mailem lub dostęp do raportów po zalogowaniu się do aplikacji planistycznej, z zachowaniem odpowiedniego poziomu uprawnień i danych.

Jakie korzyści może osiągnąć przedsiębiorstwo stosujące aplikacje do budżetowania?

Przedsiębiorstwa, które przechodzą z planowania w oparciu o arkusze kalkulacyjne na planowanie z wykorzystaniem dedykowanych aplikacji do budżetowania często określają zmianę sposobu pracy jako „rewolucję technologiczną”. Dzięki dedykowanej aplikacji proces budżetowania przebiega zdecydowanie szybciej i pochłania mniej czasu, wdrażanie zmian w procesie staje się łatwiejsze. Controlling poświęca mniej czasu na zadania „kopiuj i wklej”, zyskując czas na opracowanie lepszego budżetu, analizę danych i lepsze zrozumienie procesów zachodzących w organizacji. Dzięki uporządkowaniu danych zwiększają się możliwości analityczne. Poprawiają się wskaźniki finansowe, m.in. dzięki lepszemu planowaniu przepływów pieniężnych. System ułatwia osiąganie celów finansowych jednostek biznesowych, oraz pomaga przenieść odpowiedzialność za wynik na niższe szczeble organizacji poprzez włączenie większego kręgu osób w proces budżetowania i dostęp do aktualnych danych na temat poziomu realizacji planu. Otwierają się nowe możliwości w postaci dokładniejszego prognozowania lub przejścia na budżetowanie kroczące. Nie można również lekceważyć aspektu ludzkiego. Po wdrożeniu systemu rośnie zadowolenie pracowników z realizowanego procesu oraz poczucie kontroli nad procesem. Dzięki wdrożeniu aplikacji do budżetowania firma jest lepiej przygotowana na wyzwania, co daje możliwość osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.

Biorąc pod uwagę powyższe korzyści warto przeanalizować aktualnie realizowany proces budżetowania, pod kątem czasu jego trwania, zasobów które angażuje, ograniczeń i ich przełożenia na utracone korzyści. W wyniku takiej analizy może okazać się, że pozornie tanie rozwiązanie w postaci arkuszy kalkulacyjnych jest jednak dość kosztowym rozwiązaniem, szczególnie w obliczu coraz większej przystępności cenowej aplikacji do budżetowania. Jeżeli dodatkowo okaże się, że podstawowe zadania działu controllingu w Twojej firmie to „kopiowanie i wklejanie” danych oraz pielęgnowanie powiązań pomiędzy arkuszami kalkulacyjnymi może warto zastanowić się nad zaangażowaniem do pracy specjalizowanego narzędzia.

Rynek oprogramowana biznesowego jest pełen narzędzi, które są w stanie wyeliminować z codziennej pracy negatywne skutki ograniczeń arkuszy kalkulacyjnych. Tego typu narzędzia oferują np. producenci systemów klas: business Intelligence i performance management, a ich oferta ma coraz atrakcyjniejsze formy udostępniania. W przeszłości systemy do budżetowania były poza zasięgiem finansowym małych i średnich przedsiębiorstw. Jednak wraz z rozwojem technologii i jej coraz większej dostępności z punktu widzenia kosztów wdrożenia i utrzymania, coraz więcej małych i średnich firm stać na zakup tego typu rozwiązań. Dlatego warto przyjrzeć się możliwościom tego typu oprogramowania, tym bardziej, że są już dostępne modele korzystania z aplikacji „na próbę”.

Autor: Artur Raciniewski, Kierownik Działu Konsultingu BI w firmie DomData AG Sp. z o.o. Artykuł pochodzi z magazynu: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – nr. 7-8/2014.