Automatyzacja obiegu dokumentów to fundament nowoczesnego zarządzania procesami biznesowymi. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) w tym obszarze możliwe jest osiągnięcie zupełnie nowych poziomów efektywności, dokładności oraz skalowalności procesów. W artykule omówimy najważniejsze zastosowania AI, korzyści z wdrożenia takich rozwiązań oraz narzędzia, które pomagają w ich implementacji.

AI w automatyzacji obiegu dokumentów

Automatyzacja obiegu dokumentów z wykorzystaniem AI to przyszłość, która dzieje się już dziś. Sztuczna inteligencja umożliwia przejęcie wielu żmudnych i powtarzalnych zadań, takich jak:

  1. Identyfikacja i ekstrakcja danych z dokumentów.
  2. Analiza treści dokumentów w celu ich klasyfikacji.
  3. Inteligentne przekierowywanie dokumentów do odpowiednich osób czy zespołów.
  4. Monitorowanie procesów i identyfikacja wąskich gardeł w czasie rzeczywistym.

Dzięki tym funkcjom AI znajduje szerokie zastosowanie w zarządzaniu dokumentacją w wielu branżach, takich jak finanse, prawo, ubezpieczenia czy produkcja.

Przykłady zastosowania sztucznej inteligencji w obiegu dokumentów

Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze zastosowania AI, jeśli chodzi o obieg dokumentów.

1. Rozpoznawanie treści za pomocą OCR i AI

Sztuczna inteligencja w połączeniu z technologią OCR (Optical Character Recognition) umożliwia automatyczne odczytywanie tekstu z dokumentów papierowych, skanów czy zdjęć. AI nie tylko przetwarza dane, ale również „rozumie” ich kontekst, co pozwala na automatyczne kategoryzowanie dokumentów, takie jak faktury, zamówienia czy umowy.

2. Inteligentna klasyfikacja dokumentów

AI potrafi analizować treść dokumentów i przypisywać je do odpowiednich kategorii lub procesów. Na przykład umowy mogą być automatycznie kierowane do działu prawnego, a faktury – do działu księgowości. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zyskać przejrzystość w dokumentacji oraz znacząco skrócić czas jej przetwarzania.

3. Analiza i predykcja danych

Zastosowanie AI pozwala na analizę dużych wolumenów danych zawartych w dokumentach. Na przykład system może prognozować terminy realizacji na podstawie wcześniejszych zamówień lub identyfikować potencjalne ryzyka w kontraktach.

Jak wykorzystać AI w firmie do zarządzania dokumentami?

Jak wykorzystać AI w firmie? Wdrożenie sztucznej inteligencji w automatyzacji obiegu dokumentów wymaga odpowiednich narzędzi i platform. Kluczowym aspektem jest wybór rozwiązania, które umożliwia łatwą integrację z istniejącymi systemami i procesami. Platformy takie jak platforma Ferryt i platforma Workflow oferują gotowe mechanizmy, które pozwalają na szybkie uruchomienie systemu.

Kluczowe kroki:

  1. Identyfikacja procesów: określ, które procesy w firmie mogą zostać zautomatyzowane za pomocą AI.
  2. Wybór narzędzi: postaw na rozwiązania low-code, takie jak Ferryt, które umożliwiają szybkie wdrożenie bez konieczności głębokiej wiedzy technicznej.
  3. Integracja z AI: wykorzystaj gotowe kontrolki AI i ML lub stwórz dedykowany model dopasowany do potrzeb firmy.
  4. Monitorowanie i optymalizacja: regularnie analizuj działanie procesów, by wprowadzać ulepszenia.

Zastosowania AI – low-code i AI jako inteligentne przyspieszenie procesów

Rozwiązania low-code w połączeniu z AI pozwalają na budowanie elastycznych procesów biznesowych, które są łatwe w adaptacji i rozwoju. Platforma Ferryt wyróżnia się możliwością integracji predefiniowanych mechanizmów AI i ML oraz możliwością dodawania dedykowanych modeli dopasowanych do specyfiki działania klienta.

Przewagi platform low-code z AI:

  • szybkie wdrażanie: dzięki gotowym mechanizmom możliwe jest natychmiastowe rozpoczęcie automatyzacji;
  • elastyczność: procesy mogą być modyfikowane bez potrzeby dużych nakładów pracy programistycznej;
  • skalowalność: systemy te mogą rosnąć wraz z potrzebami firmy, obsługując coraz większą ilość danych i procesów.

Inne korzyści wynikające z integracji low-code z AI:

  • intuicyjność obsługi: interfejsy graficzne umożliwiają łatwe modelowanie procesów bez konieczności pisania kodu;
  • oszczędność kosztów: mniejsze zaangażowanie programistów i krótszy czas realizacji przekładają się na niższe koszty wdrożenia i utrzymania systemów;
  • gotowe mechanizmy AI: dzięki zintegrowanym funkcjom sztucznej inteligencji, takim jak analiza danych czy predykcja, firmy mogą osiągać większą efektywność w zarządzaniu procesami.

Platformy low-code z AI to inwestycja w elastyczność, efektywność i przyszłościowe zarządzanie procesami biznesowymi.

Ile kosztuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Koszt wdrożenia automatyzacji obiegu dokumentów zależy od kilku czynników:

  1. Rozwiązanie standardowe czy dedykowane: wdrożenia standardowych mechanizmów są tańsze, ale mniej elastyczne.
  2. Stopień integracji z istniejącymi systemami: im bardziej złożona integracja, tym wyższy koszt.
  3. Zakres procesów do automatyzacji: automatyzacja wybranych procesów jest tańsza niż wdrożenie kompleksowego systemu.

Warto jednak zauważyć, że koszty mogą być szybko zrekompensowane dzięki oszczędnościom na administracji, zmniejszeniu liczby błędów oraz szybszemu przetwarzaniu dokumentów.

AI w automatyzacji obiegu dokumentów –dlaczego warto wybrać rozwiązania DomData?

DomData to polska firma z blisko 20-letnim doświadczeniem w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań IT, oferująca narzędzia i systemy dedykowane automatyzacji procesów biznesowych. Nasze produkty wykorzystywane są zarówno w Polsce, jak i w krajach Unii Europejskiej, wspierając firmy różnej wielkości w osiąganiu celów strategicznych.

Kluczowe powody, by wybrać DomData:

  1. Zaawansowane rozwiązania oparte na AI:
    • wspieramy zastosowanie sztucznej inteligencji w procesach biznesowych, co znajduje odzwierciedlenie w naszej ofercie – AI w zastosowaniach procesowych. Dzięki integracji AI możliwe jest automatyczne rozpoznawanie dokumentów, predykcja danych czy optymalizacja przepływu pracy.
  2. Platformy low-code wspierające automatyzację:
    • nasza autorska platforma Ferryt umożliwia szybkie budowanie procesów biznesowych i kompleksowe zarządzanie dokumentami w organizacji. Dzięki metodzie low-code wdrożenia są szybkie i dostosowane do potrzeb klienta;
    • zintegrowana platforma Workflow wspiera optymalizację przepływów dokumentów, upraszczając realizację zadań w każdej organizacji.
  3. Zaawansowane zarządzanie procesami biznesowymi (BPM):
    • oferujemy system BPM umożliwiający modelowanie, analizę i automatyzację procesów, co znacząco zwiększa efektywność organizacji.
  4. Doświadczenie i wsparcie dla różnych branż:
    • obsługujemy zarówno sektor bankowy (np. mBank, ING Bank, BNP Paribas, Bank Pekao), jak i firmy z innych branż, dostarczając uniwersalne rozwiązania procesowe;
    • nasze usługi obejmują również takie możliwości jak optymalizacja procesów, wspierając klientów w doskonaleniu ich działań operacyjnych.
  5. Misja i wartości:
    • naszą misją jest budowanie długotrwałych relacji biznesowych, opartych na kompetencjach, jakości i zaufaniu;
    • dbamy o rozwój produktów, dostosowując je do zmieniających się wymagań rynku, oferując jednocześnie najwyższą jakość oraz elastyczność w działaniu.

Jeśli Twoja firma szuka partnera, który dostarczy nowoczesne i dostosowane rozwiązania wspierające automatyzację i zarządzanie dokumentacją, DomData jest wyborem, który zapewni Ci sukces. Poznaj szczegóły na naszej stronie. 

Postaw na DomData i usprawnij zarządzanie – automatyzacja obiegu dokumentów jeszcze nigdy nie była tak prosta!

Zapraszamy do kontaktu!