W ekspansji cyfryzacji i rosnącym przenikaniu internetu do naszej codzienności anonimizacja danych staje się kluczowym instrumentem ochrony prywatności. W tym artykule dowiesz się, czym jest anonimizacja danych oraz jakie ma zastosowanie w środowisku biznesowym.

Anonimizacja danych – co to jest?

Najprościej można powiedzieć, że anonimizacja danych, to usunięcie wszelkich informacji, które mogłyby pozwolić na identyfikację jednostki. Najczęściej mówi się o niej w kontekście ochrony danych osobowych np. numeru PESEL, adresu e-mail, czy też imienia i nazwiska. Jednocześnie anonimizacja danych może obejmować także podmioty prawne np. przedsiębiorstwa. W środowisku biznesowym istotna jest również anonimizacja dokumentów – zabezpieczanie informacji, które znajdują się np. w umowach, czy też na fakturach. Pozwala ona chronić wszystkie istotne, z perspektywy przedsiębiorstwa dane.

Anonimizacja dokumentów – na czym polega?

Celem anonimizacji dokumentów jest przekształcenie danych osobowych, tak żeby niemożliwa było powiązanie informacji osobistych oraz rzeczowych z konkretną osobą. Co to w praktyce oznacza?

W przypadku dokumentów papierowych anonimizacja może polegać m.in. na zakreśleniu informacji czarnym markerem. Jednocześnie należy zrobić to w sposób, który uniemożliwi ich podejrzenie, np. patrząc na kartkę pod światło. Innym sposobem może być ponowne wydrukowanie dokumentu z usuniętymi danymi lub przyłożenie kartek w miejscu danych osobowych i wykonanie kserokopii. To proste, ale skuteczne metody anonimizacji dokumentów fizycznych.

W przypadku dokumentów elektronicznych anonimizacja zasadniczo przebiega na dwa sposoby. Pierwszym jest wysłanie kopii pliku bez kluczowych danych. Sprawdzi się ona, gdy dokumenty są generowane na podstawie informacji przechowywanych w bazach danych. Dzięki temu można pobrać tylko niewrażliwe dane, które nie umożliwiają identyfikacji osoby.

Innym sposobem jest wykorzystanie specjalnego oprogramowania nakładającego np. blur na wrażliwe dane. Ten sposób sprawdzi się zwłaszcza w przypadku plików, których kopia ma nieedytowalny format, taki jak PDF. Jednocześnie przed udostępnieniem zanonimowanego dokumentu należy upewnić się, że usunięcie bluru nie jest możliwe za pomocą programów graficznych, czy też AI.

Anonimizacja danych osobowych – dlaczego jest ważna?

Anonimizacja ma wiele korzyści. Anonimizacja danych osobowych nie tylko chroni prywatność użytkownika, ale też pozwala firmom na przetwarzanie dużych ilości danych bez naruszania praw do prywatności. Regulacje prawne m.in. RODO nakładają obowiązek odpowiedniego zabezpieczania danych osobowych. Anonimizacja znacząco zwiększa bezpieczeństwo ich przechowywania, ponieważ nawet jeśli dojdzie do wycieku, to identyfikacja osób będzie niemożliwa.

Ponadto odpowiednia anonimizacja danych jest niezbędna podczas działań analitycznych. Dzięki temu informacje można przetwarzać i analizować bez naruszania prywatności osób. Jest to szczególnie przydatne m.in. w marketingu, czy też podczas działalności naukowej.

Metody i techniki Anonimizacji Danych

Istnieje wiele technik anonimizacji, takich jak maskowanie, zakłócanie, czy agregacja. Poniżej przedstawiamy opis poszczególnych metod:

  • Maskowanie – polega na ukrywaniu danych poprzez ich zamianę na inne, niepozwalające na identyfikację osoby. Przykładowo zamiast imienia i nazwiska są jedynie inicjały, lub podane są tylko dwie pierwsze i dwie ostatnie cyfry numeru telefonu.
  • Zakłócenie (hashowanie) – polega na przekształceniu danych w pozornie losowy ciąg znaków, do którego odwrócenia niezbędny jest zaszyfrowany klucz.
  • Agregacja – łączy się dane w grupy, co umożliwia ich przetwarzanie bez informacji o użytkownikach np. średni wiek klientów.

Wdrażając anonimizację danych w przedsiębiorstwie, kluczowa jest optymalizacja procesów. Należy zmienić sposób wykonywania zadań, tak żeby uwzględniał podniesienie standardów bezpieczeństwa. Pomoże w tym nasza platforma Ferryt, która umożliwia proste i wydajne modelowanie i zarządzanie procesami biznesowymi.

Anonimizacja co to jest – podsumowanie

Podsumowując anonimizacja danych to proces, który ma zabezpieczyć informacje, najczęściej dotyczące osób fizycznych w sposób, który uniemożliwia identyfikację jednostki. Anonimizacja może być przeprowadzana na różnych etapach m.in. podczas zapisywania ich w bazie danych, a także udostępniania dokumentów.

Podczas przetwarzania zanonimizowanych danych kluczowe są procesy. Faktem jest, że jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje konkretnych danych o klientach np. numeru telefonu, adresu e-mail, adresu zamieszkania, zameldowania, to uprawnieni pracownicy będą musieli mieć możliwość odczytania niezanonimizowanych danych np. żeby skontaktować się z klientem. Dlatego należy przygotować odpowiednie procesy, dzięki którym informacje w przedsiębiorstwie będą bezpiecznie przetwarzane.

Nasz system BMP to narzędzie, dzięki któremu zarządzanie procesami w firmie jest znacznie łatwiejsze. Dzięki niemu można szybciej wytwarzać i wdrażać rozwiązania biznesowe, co jest przydatne także podczas przetwarzania danych – pozwala to robić w sposób bezpieczny i zorganizowany.