Automatyzacja procesów to jeden z podstawowych kierunków działań podejmowany przez współczesne firmy, które dążą do zwiększenia produktywności i rentowności w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu. Transformacja cyfrowa może wydawać się skomplikowana i powodować obawy. Jednak dzięki skorzystaniu z nowoczesnych narzędzi, może okazać się przyjazna, efektywna i przynieść długofalowe korzyści. Połączenie dobrych decyzji w zakresie automatyzacji procesów biznesowych i wyboru właściwych rozwiązań informatycznych zapewnia rentowność działań. Jakich reguł trzeba przestrzegać i z jakich narzędzi korzystać, aby usprawnić procesy?

Czym jest automatyzacja?

Automatyzacja procesów biznesowych to krok w stronę nowoczesnego zarządzania efektywnością pracy w firmie. Polega ona na ograniczeniu albo całkowitemu wyeliminowaniu pracy ludzkiej przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.

„Automatyzacja procesów biznesowych to krok w stronę nowoczesnego zarządzania efektywnością pracy w firmie.”

Narzędzia tej klasy automatycznie wykonują powtarzające się czynności, integrują ze sobą jak największą liczbę procesów i systemów. Dzięki temu można przekierować pracowników wykonujących nużące czynności do realizacji bardziej wartościowych zadań dla firmy. Pozwoli to na lepsze wykorzystanie ich potencjału. Automatyzacja wspiera również procesy decyzyjne w przedsiębiorstwie. Narzędzia informatyczne mogą „wyręczać” menadżerów w podejmowaniu rutynowych decyzji biznesowych, pozwalając skupić się np. na wprowadzaniu innowacji w produktach i usługach.

Narzędzia używane do automatyzacji procesów

Najczęściej wykorzystywanym narzędziem do automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi w organizacji są systemy BPM (ang. Business Process Management). Nowoczesny system tej klasy to rozwiązanie typu low-code. Umożliwia on użytkownikom biznesowym, bez wiedzy programistycznej, szybką implementację i modyfikację procesów. W takim systemie zadania i procesy biznesowe są tworzone z użyciem narzędzi drag-and-drop.

Przykładem takiego rozwiązania jest platforma Ferryt, będąca autorskim rozwiązaniem firmy DomData. Ferryt pozwala na automatyzację procesów praktycznie w każdym obszarze działalności firmy, zarówno w obszarze sprzedażowym jak i back-office. Jest to istotne, ponieważ transformacja technologiczna powinna obejmować wszystkie obszary przedsiębiorstwa. Jeżeli część procesów będzie działa w dotychczasowej, niezmienionej postaci, może to mieć negatywny wpływ na pozostałe procesy.

Platforma Ferryt na różnych urządzeniach użytkownika

Analiza – pierwszy krok do automatyzacji

Każde przedsiębiorstwo znajduje się na innym etapie rozwoju i zaawansowania w wykorzystaniu technologii informatycznych. Działania wprowadzające automatyzację powinny rozpocząć się od analizy i diagnozy sytuacji. Podczas prac analitycznych należy określić, w jaki sposób działa firma, jakie technologie wykorzystuje, gdzie powstają największe „zatory” i ośrodki generowania kosztów. Konieczna jest też ocena jak radzi sobie organizacja z przetwarzaniem i wykorzystywaniem danych biznesowych, w tym danych o swoich klientach.

Efektem analizy powinna być diagnoza, która określi na jakim etapie cyfrowego rozwoju znajduje się organizacja i jakie działania powinna podjąć, żeby dobrze przygotować się do transformacji cyfrowej. Właściwa diagnoza pozwoli określić cele w zakresie automatyzacji procesów, wymagania dla technologii oraz przygotować plan działania.

Dobra analiza firmy powinna uwzględniać:

  • sposób funkcjonowania
  • wykorzystywane technologie informatyczne
  • źródła generowania kosztów
  • ocenę jakości przetwarzania danych biznesowych

Bardzo ważnym elementem jest połączenie działań związanych z automatyzacją procesów ze strategią biznesową firmy. Dobrą praktyką jest rozpoczęcie automatyzacji od prostych, niekrytycznych dla organizacji procesów. Pozwoli to na wypracowanie najlepszych metod pozwalających na skuteczną automatyzację procesów i przełożenie ich na kolejne, bardziej zaawanasowane procesy.

Jak przygotować zautomatyzowany proces?

Kroki w przygotowaniu procesu:

  • identyfikacja i mapowanie procesu
  • uszczegółowienie mapy procesu
  • określenie modelu danych
  • projektowanie ekranów
  • integracja z innymi systemami
  • sposób wymiany informacji między użytkownikami
  • modelowanie procesu

Pierwszym krokiem do szybkiej i skutecznej automatyzacji procesu jest jego dobra identyfikacja. Wynikiem identyfikacji powinna być mapa procesu w formie schematu blokowego. Takie działanie nazywane jest mapowaniem procesu. Mapowanie zaczyna się od przygotowania ogólnego schematu procesu, a następnie uzupełnia się szczegóły przebiegu i opisuje kolejne kroki. Po przygotowaniu dobrze opisanej mapy określa się model danych, który będzie używany w procesie.

Konieczne jest zaprojektowanie w jaki sposób zebrane i opisane dane będą prezentowane na ekranach aplikacji. Jeżeli zmapowany proces posiada punkty wspólne z innymi systemami, zewnętrznymi źródłami danych, konieczne jest określenie usług, które pozwolą się z nimi zintegrować.

Ważnym elementem procesów jest wymiana danych i informacji pomiędzy użytkownikami. Należy określić sposób wymiany, zaprojektować generowane w procesie dokumenty, wysyłane wiadomości e-mail lub SMS. Posiadając kompletną, odpowiadającą potrzebie biznesowej koncepcję procesu, można rozpocząć jego modelowanie – automatyzację w narzędziu informatycznym klasy BPM.

Platforma Ferryt w łatwy sposób umożliwia:

  • kompleksowe modelowanie procesów
  • projektowanie nowoczesnego i przyjaznego dla użytkownika front-endu
  • określenie logiki decyzyjnej
  • integrację międzysystemową
  • przygotowanie szablonów dokumentów

Platforma BPM powinna umożliwić w krótkim czasie kompleksowe zamodelowanie procesów wraz z nowoczesnym front-endem użytkownika, logiką decyzyjną, integracją międzysystemową i dokumentami. Takie możliwości daje platforma Ferryt.

Korzyści z automatyzacji procesów – wzrost wydajności

„Zoptymalizowane i zautomatyzowane procesy to krótszy czas realizacji, zminimalizowanie bądź całkowite wykluczenie pracy ludzkiej, brak wąskich gardeł i ograniczenie do minimum błędów operacyjnych.”

Głównym celem stawianym automatyzacji procesów w firmie jest wzrost sprawności operacyjnej, czyli wydajności. Zoptymalizowane procesy to krótszy czas realizacji, zminimalizowanie bądź całkowite wykluczenie pracy ludzkiej, brak wąskich gardeł i ograniczenie do minimum błędów operacyjnych.

Realizowanie zadań przez system umożliwia realizację procesów w sposób ciągły i dostępność rozwiązania przez 24 godziny i 7 dni w tygodniu. Taka dostępność w przypadku procesów sprzedażowych firmy, wsparta automatycznie podejmowanymi decyzjami, daje dużą szansę na wzrost poziomu sprzedaży, a tym samym przychodów.

Przykładowy wniosek dla klienta

Redukcja kosztów

Wzrost wydajności działań wpływa bezpośrednio na oszczędności wynikające z niższych kosztów obsługi procesów. Warto zauważyć, że na ogólny poziom kosztów automatyzacji procesów ma również wpływ koszt wdrożenia, utrzymania i modyfikacji procesów na platformie BPM.

„Platforma Ferryt efektywnie wspiera optymalizację działań, ponieważ cechują ją niskie koszty eksploatacji oraz budowy i modyfikacji procesów.”

Kreowanie nowej wartości

Dzięki wdrożeniu i automatyzacji procesów, które wyręczają człowieka w codziennych obowiązkach można zaplanować dla pracowników zupełnie nowe działania. Przekłada się to bezpośrednio na optymalizację potencjału zespołu oraz pozwala na wykreowanie nowych wartości dla organizacji, które mogą przyczynić się do szybszego rozwoju.

Elastyczność

Wdrożenie automatyzacji i wykorzystanie do tego celu platformy BPM wpływa również na elastyczność działań. Dzięki platformie Ferryt można w szybki i łatwy sposób dokonywać zmian, a nawet przebudowy procesów. Pozwala to na zachowanie ciągłości działania, dostosowywanie się do zmian zachodzących w otoczeniu biznesowym firmy i krótki ‘time to market’ nowych ofert dla klientów.

Kontrola nad procesami

Dzięki narzędziom dostarczanym przez platformy BPM procesy mogą być na bieżąco mierzone i monitorowane. Platforma Ferryt udostępnia zestaw narzędzi do ciągłej i precyzyjnej obserwacji procesów oraz do ich pomiarów. Daje to pełną kontrolę i umożliwia zarządzanie procesami w firmie. Niezwykle ważne jest to, że organizacja zyskuje wszystkie powyżej przedstawione korzyści bez utraty jakości obsługi i satysfakcji klientów, a wręcz przeciwnie – w sposób ciągły podnosi ją na coraz wyższy poziom.

Korzyści płynące z wykorzystania platformy Ferryt:

  • wzrost wydajności przyczyniający się bezpośrednio do ograniczenia liczby błędów i zwiększenia sprzedaży
  • skuteczna redukcja kosztów operacyjnych dzięki niskim kosztom budowy i modyfikacji oraz eksploatacji procesów
  • ograniczenie uciążliwych prac i delegowanie pracowników do ważniejszych obowiązków
  • łatwe, szybkie i kompleksowe modelowanie procesów oraz wprowadzanie w nich zmian