Możliwość szybkiego zaprojektowania i zamodelowania kompletnego, gotowego do użycia procesu biznesowego, to podstawowe wymaganie stawiane przed nowoczesną platformą Low-Code Development. Spełnienie tego warunku zależy głównie od narzędzi i mechanizmów jakie oferuje platforma tej klasy. Aby dobrze wykorzystać możliwości platformy ważne jest stosowanie reguł mających wpływ na szybkość i skuteczność modelowania. Połączenie tych dwóch elementów – platformy, która pozwala modelować procesy wraz z nowoczesnym front-endem użytkownika, logiką decyzyjną, integracją międzysystemową i dokumentami oraz dobrego planu działania, ma decydujące znaczenia dla skuteczności i sukcesu naszego projektu.
Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w niniejszym artykule.
Od czego zacząć modelowanie procesu?
Pierwszym krokiem na drodze do szybkiego i prawidłowego zamodelowania procesu biznesowego jest jego dobra identyfikacja. Wynikiem identyfikacji powinna być mapa ukazująca zadania w formie schematu blokowego.
Zaletą graficznego przedstawienia procesu jest jego czytelność dla osób o różnym profilu – od specjalistów realizujących proces, przedstawicieli biznesu i działu IT, po osoby postronne.
Mapowanie realizuje się „od ogółu do szczegółu”, zaczynając od ogólnej mapy z początkiem, najważniejszymi krokami i końcem procesu. Pozwala to na uzyskanie czytelnej wizualizacji procesu, a następnie niezbędnych akceptacji dla jego realizacji.
„Projektowanie procesów w wizualnym edytorze platformy Ferryt korzystającej z notacji BPMN 2.0. jest intuicyjne i łatwe do realizacji. Efekt prac jest zrozumiały dla każdego.”
Dla sprawnej realizacji etapu analizy biznesowej i opracowania projektu procesu, kluczowe jest korzystanie z przyjaznych narzędzi. W przypadku zastosowania platformy Ferryt, szkielet i logika przebiegu procesu są tworzone w wizualnym designerze z wykorzystaniem notacji BPMN 2.0. Dzięki temu poszczególne czynności projektowe są intuicyjne i łatwe do realizacji, a efekt prac jest zrozumiały dla każdego.
Uszczegółowienie projektu procesu
W kolejnym kroku projektowania procesu uzupełnia się szczegóły jego przebiegu i wykorzystywanych elementów. Dla uzyskania odpowiedniej dokładności wskazane jest wydzielenie podprocesów.
W przypadku gdy prace dotyczą procesu już funkcjonującego
w organizacji, należy dokonać jego porównania z rzeczywistym przebiegiem procesu. Konieczne jest potwierdzenie, że poszczególne kroki i zadania są właściwe i opisane
w odpowiedniej kolejności.
Szczegółowy projekt procesu zawiera:
- kolejność zadań i ich wykonawców
- dane i dokumenty wejściowe
- dokumenty i zapisy tworzone w procesie
- punkty styku z innymi systemami i aplikacjami
- zasoby do obsługi procesu
- komunikację e-mail i SMS
Model danych – podstawa dobrze funkcjonującego procesu
Po przygotowaniu szczegółowej i dobrze opisanej mapy procesu, trzeba określić model danych które będą używane w procesie.
To ważny element rozwiązania, ponieważ dobrze zaprojektowany model danych jest podstawą dla dalszego rozwoju aplikacji, która ma spełniać oczekiwania i wymagania użytkowników biznesowych.
„Ferryt pozwala na zaprojektowanie jednego globalnego modelu danych lub kilku modeli dedykowanych”
W przypadku platformy Ferryt możliwe jest zaprojektowanie jednego globalnego modelu danych lub kilku modeli dedykowanych dla różnych obszarów biznesowych czy procesów zarządzanych w aplikacji. Możliwe jest uwzględnienie danych pochodzących z innych systemów, bez konieczności migracji i trwałego ich przechowywania w Ferryt.
Przygotowanie interfejsu użytkownika
Ważnym elementem procesu, często decydującym o użyteczności rozwiązania, jest zaprojektowanie w jaki sposób zebrane i opisane dane będą prezentowane na ekranach aplikacji. Ekrany interfejsu użytkowników komputerów i urządzeń mobilnych powinno projektować się w designerze wykorzystującym technikę WYSIWYG.
Takie rozwiązanie zastosowano
w platformie Ferryt. Dzięki temu możliwe jest tworzenie ergonomicznych i atrakcyjnych wizualnie interfejsów użytkowników w szybki sposób.
Ekrany mogą być różnicowane dla różnych profili użytkowników. Przy projektowaniu warto zadbać o szczegółową specyfikacje ekranów.
Projekt ekranu powinien zawierać:
- nazwy pól
- rozmieszczenie pól
- podział na kroki i sekcje
- wyświetlane podpowiedzi i komunikaty
- akcje/przyciski
- prezentację elementu w kanałach komunikacji
Zestawienie uwzględnia opis każdego pola na ekranie z podaniem m.in.: jego nazwy, typu danych, formatu, słownika, edytowalności – wymagalności, komentarzy.
Łatwa integracja rozwiązania z otoczeniem
Jeżeli zmapowany proces posiada punkty styku z innymi systemami, aplikacjami bądź zewnętrznymi źródłami danych, konieczne jest wyspecyfikowanie usług, które pozwolą się z nimi zintegrować. Posiadając listę usług używanych w procesie, warto określić – typ usługi, parametry wejścia
i wyjścia, przykładowe wywołanie, opis biznesowy, obsługę błędów.
Szybka i zautomatyzowana integracja z otoczeniem wymaga wsparcia narzędziowego. W przypadku platformy Ferryt interfejsy są dostępne jako proste funkcje,
co osobom modelującym proces znacznie ułatwia prace projektowe.
”Na platformie Ferryt interfejsy są dostępne jako proste funkcje. Korzystanie z nich sprowadza się do podania parametrów wejściowych i wyjściowych”
Korzystanie z tych funkcji sprowadza się do podania parametrów wejściowych i wyjściowych, co nie wymaga posiadania wiedzy informatycznej.
Wymiana danych pomiędzy użytkownikami
Praktycznie w każdym procesie biznesowym konieczna jest wymiana danych
i informacji pomiędzy użytkownikami. Udostępniane są dokument wygenerowane z systemu, wysyłane wiadomości e-mail lub SMS.
W przypadku platformy Ferryt w tym obszarze zapewnione są proste w użyciu, ale zaawansowane funkcjonalnie, narzędzie klasy WYSIWYG.
Wykorzystuje się je do konfiguracji szablonów służących generowaniu dokumentów, e-maili i SMS-ów. Używając tych narzędzi można tworzyć nawet najbardziej złożone szablony dla różnych typów dokumentów.
Żeby przygotować użyteczną specyfikację szablonów dokumentów, należy scharakteryzować szereg elementów. Przydatne jest też wskazanie logiki biznesowej pomiędzy krokami procesu, a szablonem dokumentu. Podobne elementy określa się
w przypadku specyfikacji szablonów wiadomości e-mail i SMS.
Specyfikacja szablonów dokumentów uwzględnia:
- dokładną treść dokumentu
- pola dynamiczne
- źródła danych
- format pliku
- wizualny i edytorski wygląd dokumentu
- powiązania z procesem
Szybkie modelowanie procesu z użyciem przygotowanych elementów
Kiedy posiadasz tak przygotowaną, kompletną i odpowiadającą potrzebie biznesowej koncepcję procesu, możesz rozpocząć szczegółowe modelowanie procesu. W przypadku platformy Ferryt logikę przetwarzania procesu i operacji biznesowych można tworzyć bez konieczności kodowania, z użyciem notacji BPMN 2.0.
Szybko i prostymi metodami można połączyć logikę z zaprojektowanymi ekranami, modelem danych i systemami zewnętrznymi. Designer procesu daje liczny zestaw gotowych kontrolek, dzięki którym można realizować skomplikowane operacje programistyczne bez specjalistycznej wiedzy IT.
Kompleksowe zarządzanie procesami
Ferryt pozwala na analizę, modelowanie, symulowanie oraz na uruchamianie procesów w czasie rzeczywistym. W trakcie eksploatacji wdrożonego procesu, platforma monitoruje jego działanie i dokonuje pomiarów. W efekcie, na podstawie gromadzonych informacji możliwa jest ciągła optymalizacja realizowanych procesów.
Podsumowując
Modelowanie procesów często jest procesem dość złożonym, z możliwościami wyboru wielu wariantów i ryzykiem popełnienia błędów czy wpadnięcia
w różne pułapki. Dobrze przeprowadzone przygotowania do modelowania
i korzystanie ze sprawdzonych narzędzi przyspieszają ten proces i redukują ryzyko niespełnienia wymagań. To jak pieczenie ulubionego ciasta na podstawie sprawdzonego i dobrze opisanego przepisu, z tą jednak różnicą,
że w przypadku ciasta może wyjść zakalec, a proces zamodelowany zgodnie
z regułami będzie działał!
