Obieg dokumentów w firmie to jeden z podstawowych i kluczowych procesów w każdym przedsiębiorstwie. Zarówno małe, jednoosobowe działalności, jak i duże korporacje przetwarzają różnego rodzaju akta. System obiegu dokumentów w firmie powinien być dopasowany do potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa.

Na czym polega sprawny obieg dokumentów w firmie?

Nie istnieje jeden, uniwersalny system obiegu dokumentów w firmie, ponieważ procesy trzeba dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa. Natomiast możemy wyróżnić zbiór dobrych praktyk, które ułatwiają zarządzanie dokumentami:

  • Proste i przejrzyste procedury – każdy pracownik powinien wiedzieć, jakie działania ma wykonywać krok po kroku. Znacząco zmniejsza to ryzyko pomyłek i błędów ludzkich.
  • Archiwizacja – dokumenty należy przechowywać w zaplanowany i zorganizowany sposób. Dzięki temu znalezienie usprawnień w firmie stanie się łatwiejsze.
  • Rejestr plików przed archiwizacją – zanim dojdzie do archiwizacji, należy kontrolować dokumenty, które trafiają do organizacji. Ma to na celu zmniejszyć ryzyko zgubienia dokumentu.
  • Nadzór – warto wyznaczyć osoby, które będą kontrolowały przepływ dokumentów w firmie i reagowały na nieprawidłowości.

Tradycyjny obieg dokumentów rodzi wiele kłopotów, ponieważ wszystkie te etapy należy wykonywać ręcznie. To z kolei generuje koszty – pracownicy przeznaczają czas na powtarzalne zadania, które można w znaczny sposób zautomatyzować.

Dlatego lepszym wyborem jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Usprawnia on pracę z aktami i zwiększa wydajność pracowników.

Dlaczego warto wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?

System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie niesie wiele korzyści. Zobaczmy, jak pomaga on w każdym z wyżej wymienionych etapów:

  • Procedury – mogą być zautomatyzowane. Dzięki temu każdy pracownik dostaje informacje o konkretnych zadaniach do wykonania.
  • Archiwizacja – wszystkie dokumenty są w e-archiwum. Można je znaleźć nie tylko „przeklikując” się przez kolejne foldery, ale także użyć wyszukiwarki, sprawdzić wszystkie pliki powiązane np. z danym klientem.
  • Rejestr – wystarczy, że plik trafi do e-systemu, żeby zyskać wgląd w całą jego historię. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko zgubienia dokumentu.
  • Nadzór – może być zautomatyzowany, dodatkowo uprawnione osoby mają wgląd w bieżący stan pliku, nie muszą kontaktować się z pracownikami, żeby dowiedzieć się, na jakim etapie są prace.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie a automatyzacja i inne korzyści

Powyższa lista korzyści nie jest zamknięta. Wykorzystując oprogramowanie do obiegu dokumentów firmowych, można zautomatyzować część procesów.

Usprawnić można zarówno podstawowe, jak i bardziej zaawansowane zadania. Przykładowo przekazywanie dokumentów do kolejnych działów może odbywać się poprzez zmianę statusu dokumentu. Dzięki temu nie trzeba wysyłać maili, czy też zanosić dokumentów osobiście.

Nowoczesne programy pozwalają np. skanować pliki przez dokumenty OCR. To z kolei ułatwia automatyczne sczytywanie danych i kategoryzację dokumentów.

Ponadto dostęp do dokumentacji w formie papierowej jest tylko w siedzibie firmy. Natomiast e-archiwum umożliwia dostęp z każdego miejsca na świecie. To duża korzyść zwłaszcza dla firm posiadających wiele oddziałów lub zatrudnić pracowników zdalnie.

Jak przygotować się do zmiany systemu obiegu dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów daje szereg korzyści. Jednocześnie organizacja musi się do tego odpowiednio przygotować. Zwłaszcza etap przejściowy może generować dodatkowe koszty związane ze zmianą procesów biznesowych, organizacyjnych, czy też wyszkoleniem pracowników. Dlatego należy go odpowiednio zaplanować.

Zmiana obiegu dokumentacji powinna zacząć się od analizy obecnej sytuacji w firmie. Jak wyglądają procesy firmowe dotyczące dokumentacji papierowej? Jak przetwarzane są faktury, umowy i inne dokumenty? Jakie ilości dokumentów są przetwarzane miesięcznie? Poprawna analiza tego jak wygląda obecny proces obiegu dokumentów pozwala lepiej przygotować się do wdrożenia elektronicznego systemu.

Istotny jest wybór odpowiedniej platformy do elektronicznego obiegu dokumentów. Warto wybraćsystem BPM, który zapewnia skalowanie i posiada rozbudowaną funkcjonalność. Przykładowo nasza platforma Ferryt, posiada szereg modułów, których wdrożenie przyniesie firmie różnorodne korzyści.

Świetnym przykładem jest moduł Ferryt Flow, który jest wysokowydajnym silnikiem workflow. Moduł m.in. ułatwia tworzenie i zarządzanie procesami firmowymi, w tym także np. obiegiem dokumentów. Platforma Ferryt umożliwia również analizę efektywności procesów.

Wybór odpowiedniej platformy jest kluczowy, ponieważ każda zmiana systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie wiąże się z kosztami. Dlatego lepiej wybrać oprogramowanie, które będzie się dostosowywać do zmieniających potrzeb Twojej organizacji.

Odpowiednie przygotowanie znacząco ułatwia wdrożenie elektronicznego obiegu faktur i innych dokumentów.