Działające w obecnych czasach przedsiębiorstwa, aby funkcjonować poprawnie i efektywnie, wykorzystują często oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi. W ramach jednej firmy prowadzone są działania związane z obsługą klienta, kontrolą działań pracowników, analizą modeli finansowych czy modelowaniem i uruchamianiem rozmaitych procesów w czasie rzeczywistym. Aby wszystkie te czynności mogły współgrać ze sobą, uzupełniać się i usprawniać działanie firmy, konieczne jest odpowiednie zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie. Ułatwieniem są wtedy specjalne platformy i dobrane do nich moduły, które odpowiadają za automatyzację procesów i ich sprawne przeprowadzenie, zwiększające wydajność i efektywność całej organizacji. Jak działają systemy do zarządzania procesami biznesowymi?

Zarządzanie procesami biznesowymi — najważniejsze informacje

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, takie jak system BPM, czyli Business Process Management, to wartościowe i niezwykle wydajne narzędzie, którego celem jest monitorowanie oraz optymalizacja działań i procesów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu można lepiej zarządzać pracą, koordynować zadania i działać efektywniej w relacjach z klientami czy współpracownikami. Platforma BPM umożliwia projektowanie, wdrażanie, analizowanie i usprawnianie rozmaitych procesów biznesowych. Oprogramowanie to pozwala na precyzyjne określenie przebiegu procesów, przypisanie odpowiedzialności, przekazywanie informacji i koordynowanie pracy między działami. Dzięki temu każda firma, która z niego korzysta, może efektywnie zarządzać zasobami, optymalizować koszty i czas realizacji procesów, a także szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku.

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi może być skonfigurowane do zarządzania różnymi rodzajami procesów, w tym procesami finansowymi, produkcyjnymi, handlowymi, logistycznymi oraz obsługi klienta. Rozwiązania takie jak na przykład platforma Ferryt umożliwiają przeprowadzenie takich działań w czasie rzeczywistym, co pozwala jeszcze lepiej kontrolować przepływ pracy i wprowadzić pełną automatyzację procesów biznesowych. Użytkownik może śledzić wprowadzane zmiany oraz kontrolować projekt i poszczególne jego etapy.

Charakterystyka etapów ewolucji zarządzania procesami biznesowymi

Metodyka BPM, zarządzanie procesami biznesowymi, wymaga planowania i działań twórczych ze strony zespołu. Dzięki temu zautomatyzowanie, wdrożenie i integracja poszczególnych modułów jest o wiele prostsze i szybsze. Najważniejsze etapy tego typu działań to:

  • analiza biznesowa, umożliwiająca zidentyfikowanie i zaprojektowanie procesu, który chcemy zautomatyzować,
  • implementacja rozwiązań, po opracowaniu modelu i kroków, wstępnych szablonów wdraża się tak przygotowane rozwiązanie,
  • symulacja w warunkach rzeczywistych,
  • uruchomienie automatyzacji, można sprawdzić jej działanie po udostępnieniu jej pracownikom,
  • monitoring, kontrola funkcjonowania zaprojektowanych narzędzi,
  • optymalizacja procesów, istnieje możliwość wprowadzenia zmian w narzędziach BPM jeśli okaże się to konieczne.

Tego typu oprogramowanie stosowane jest w wielu branżach, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Używają go banki, korporacje biznesowe czy firmy handlowe. Pomaga stworzyć gotowy system informatyczny, opracować przydatne aplikacje, bez konieczności posiadania zdolności programistycznych. Program może działać w chmurze, ale i w ramach tradycyjnych rozwiązań informatycznych.

Korzyści ze stosowania najlepszych programów do zarządzania procesami

Warto sięgać po rozwiązania takie jak platforma Workflow, która obejmuje kilka aspektów zarządzania firmą. Za jej pomocą zdefiniujesz model danych, podłączysz interfejsy on-line czy będziesz generować dokumenty. Głównymi zaletami stosowania tego typu narzędzi do zarządzania procesami są:

  • poprawa wydajności, która możliwa jest dzięki temu, że pracownicy nie tracą czasu na wielokrotne wykonywanie tej samej powtarzalnej czynności,
  • zwiększenie elastyczności działań, ponieważ rozwiązania BPM to szansa na spójne wprowadzenie nowych procesów w całej firmie w tym samym momencie,
  • łatwiejsza współpraca pracowników, oprogramowanie BPM automatycznie rozsyła zadania, można kontrolować ich realizację na bieżąco, więc wszyscy są lepiej poinformowani o postępach prowadzonych prac,
  • zgodność z aktualnymi przepisami i to bez przerw w pracy, wszystkie zmiany wprowadzane są w jednym czasie,
  • zadowolenie klientów i kontrahentów, platforma do zarządzania procesami biznesowymi poprawia interakcję z klientami; Mogą korzystać z personalizowanego podejścia, co zachęca ich do korzystania z usług w przyszłości.

Jak widać, zarządzanie procesami zapewnia korzyści nie tylko samej firmie, ale również współpracującym z nią jednostkom. Pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji, dobraniu odpowiednich narzędzi do konkretnego procesu oraz sprawne przydzielanie zadań różnym grupom pracowników. Dużą zaletą jest też ułatwione zarządzanie dokumentami, które pomaga zaprowadzić ład i porządek w poszczególnych działach firmy (finansowych, kadrowych). Usprawnienie dotyczy więc operacji biznesowych, projektowania samych procesów, jak i wydajności pracowników oraz ich wspólnej pracy. Wszystko to, bezpośrednio przekłada się na poprawienie efektywności działań w całej firmie, a w efekcie również na zwiększone zyski przedsiębiorstwa

Podsumowanie

Już wiesz, co to jest zarządzanie procesami biznesowymi i na czym polega. Zdajesz sobie sprawę, że chcąc uprościć pewne działania w firmie, tego typu oprogramowanie może być dobrym wyborem. Pamiętaj, że rozwiązanie do zarządzania procesami powinno być dostosowane do Twojej firmy. Musisz przeanalizować więc, na jakich procesach chcesz się skupić i kto będzie korzystał z takiej funkcji. Możesz zautomatyzować rutynowe działania jak wystawianie faktur, ale i nieco bardziej skomplikowane zagadnienia jak monitorowanie wydajności pracowników. Platformę możesz udostępnić nieograniczonej liczbie użytkowników lub jedynie wybranym działom. Jednak stawiając na takie narzędzie, zarządzenie przedsiębiorstwem będzie o wiele prostsze, pozwoli na szybkie reagowanie na zmiany i sprawną organizację nawet długotrwałych procesów.