Pudło czy e-archiwum – jak efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów?

Pomimo, że automatyzacja procesów i transformacja cyfrowa to jedne z podstawowych kierunków rozwoju współczesnych firm, to wciąż ponad 40% polskich przedsiębiorstw wg badań nie działa w oparciu o procesy cyfrowe.

Nadal można zobaczyć szafy pełne segregatorów i stosy dokumentów na biurkach. Menadżerowie często zadają pytania „Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów?” i „Po co miałoby być stosowane?”. Wielu pracowników uważa, że praca z dokumentami w formie papierowej jest łatwiejsza, nie wpływa negatywnie na czas realizowanych czynności, ani nie generuje dodatkowych kosztów. Czy tak jest w istocie?

W poniższym artykule odpowiemy na pytania: czym jest archiwum elektroniczne, jakie procesy może wspomagać, jak inwestycja w transformację cyfrową wpływa na optymalizację procesów firmy oraz w jaki sposób redukuje rosnące stosy papierów.

Dokumenty papierowe to dzisiaj duże utrudnienie operacyjne

Klasyczne podejście do obsługi dokumentów papierowych, ich wykorzystania w procesach i przechowywania wymaga od przedsiębiorców dodatkowego skupienia na organizacji pracy i przestrzeni. Im dłużej firma działa na rynku, tym bardziej narastają wyzwania związane z obsługą dokumentów papierowych.

Żeby zaradzić tym problemom tworzone są dodatkowe stanowiska pracy mające na celu zarządzanie obiegiem dokumentów, rozrasta się potrzebna przestrzeń do przechowywania dokumentów, a wraz z nimi szybują w górę koszty.

Mimo, że przedsiębiorcy starają się rozwiązać te problemy korzystając z zewnętrznych podmiotów archiwizujących dokumenty, to w dłuższym okresie czasu okazuje się, iż nie jest to takie tanie rozwiązanie. Oprócz problemów operacyjnych oraz wysokich kosztów, przedsiębiorcy muszą borykać się także z ryzykiem operacyjnym  potencjalnego zniszczenia dokumentów. Konieczne jest też eliminowanie ryzyka dostania się dokumentów niejawnych lub tajnych w ręce osób nieuprawnionych.

Digitalizacja eliminuje problemy stwarzane przez dokumenty papierowe

Rozwiązaniem eliminującym powyższe problemy jest wprowadzenie digitalizacji dokumentów papierowych i elektronicznego obiegu dokumentów. Można to zrealizować dzięki automatyzacji procesów biznesowych przy użyciu platform workflow BPM (Business Process Management) oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Po wpłynięciu do organizacji dokumenty papierowe na wstępie będą opatrywane identyfikatorami (np. kodami kreskowymi), skanowane i tylko ich wersja elektroniczna będzie dekretowana w obieg do odpowiednich adresatów. Oryginały dokumentów będą bezpiecznie przechowywane we własnej firmie lub w wyspecjalizowanej firmie archiwizującej. Do zeskanowanych obrazów dokumentów zapisanych w e-Archiwum będą mieli dostęp uprawnieni użytkownicy.

Czym charakteryzuje się nowoczesne e-Archiwum?

Główna funkcja e-Archiwum to elektroniczna archiwizacja dokumentów i zapewnienie kontrolowanego dostępu do nich. Przykładem takiego rozwiązania jest e-Archiwum firmy DomData, będące modułem platformy Ferryt  BPM. Jest to wysokowydajne elektroniczne repozytorium z dedykowanymi procesami do zarządzania dokumentami. Rozwiązanie obsługuje digitalizację, OCR, rejestrację, obieg, składowanie oraz historyzację dokumentów. Zapewnia łatwe i bezpieczne przechowywanie dokumentów używanych w procesach biznesowych.

Jednocześnie organizacja ma zapewniony łatwy i bezpieczny dostęp do dokumentów z wykorzystaniem wyszukiwarki i przeglądarki. Bezpieczeństwo zapewnia zastosowanie kontroli uprawnień użytkowników – dokumenty są chronione uprawnieniami przed nieautoryzowanym dostępem.

Każdy z dokumentów w e-Archiwum jest opisany atrybutami, po których jest możliwe jego wyszukanie. Dokumenty mogą mieć np. zdefiniowany typ, nazwę, kategorię, datę czy przypisany odpowiedni poziom poufności. Zakres atrybutów jest możliwy do wdrożenia według potrzeb danej firmy. Oprócz atrybutów mogą być generowane kody kreskowe, jednoznacznie identyfikujące dokument i zawierające określony zakres danych.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba system umożliwia wydruk kodu w celu oznaczenia nimi dokumentów papierowych będących odpowiednikami obrazów elektronicznych. Ferryt e-Archiwum pozwala na łatwe zarządzanie aktualnymi i historycznymi wersjami dokumentów. Zachowuje pełną historię zadań i operacji wykonywanych na dokumencie, a także historię osób korzystających z dokumentu.

Co zyskamy stosując e-Archiwum?

Korzystanie z archiwów elektronicznych zapewnia dokumentom bezpieczeństwo, uproszcza obsługę przechowywanych danych i skraca czas dostępu do nich. Przekłada się to na wyższą efektywność pracy zespołów. Wdrożenie e-Archiwum wiąże się  też z uwolnieniem przestrzeni biurowej, ograniczeniem zasobów niezbędnych do obsługi dokumentów i procesów ich obiegu, a w konsekwencji ogranicza koszty firmy.

Wszystko to przemawia za tym, że archiwum elektroniczne to niezbędne narzędzie każdego przedsiębiorstwa, które stawia na nowoczesność i rozwój.