Przygotowanie oraz wysyłka korespondencji do klientów i partnerów jest kluczowym elementem komunikacji z otoczeniem. Korespondencja może dotyczyć ofert, umów, aneksów, monitów czy też po prostu reklam. Może być to również obsługa kampanii korespondencyjnych, mających charakter masowy. Dlatego właśnie firmy dbając o efektywność działań, a także o poprawność, spójność i formę wysyłanej korespondencji, powinny korzystać z narzędzi automatyzujących jej generowanie i wysyłkę.

Jakie wymagania stawiane są nowoczesnym narzędziom automatyzującym przygotowanie i wysyłkę korespondencji?

Podstawowym celem stawianym przed taki systemami jest zmniejszenie pracochłonności całego procesu. Automatyzacja powinna ograniczyć do minimum niezbędne zaangażowanie personelu, wyeliminować zbędne czynności, przyśpieszyć proces i ograniczyć koszty. Innym wymaganiem jest zapewnienie przez system wystandaryzowanej formy dokumentów, zgodnej z identyfikacją wizualną obowiązującą w firmie. Ważne jest, aby interfejs modułu do budowy szablonów był łatwy w użyciu.

Niezbędna jest także aktualna w momencie generowania treść dokumentów, która uwzględnia wcześniejszą historię korespondencji i kontaktów. Istotne jest zapewnienie płynnej wysyłki korespondencji właściwymi kanałami komunikacji oraz skalowalność rozwiązania w przypadku obsługi korespondencji masowej, liczonej nawet w dziesiątkach, albo i setkach tysięcy dokumentów dziennie. Dodatkowym wymaganiem jest zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych oraz możliwość planowania i kontrolowania kosztów.

Platformy low-code w automatyzacji przygotowania i wysyłki korespondencji

Sposobem na automatyzację procesów przygotowania i wysyłki korespondencji jest zastosowanie nowoczesnej platformy low-code. Zaawansowana platforma tej klasy oprócz dostarczenia narzędzi do tworzenia ekranów aplikacji, logiki procesów czy mechanizmów integracji powinna pozwalać na przygotowanie procesu wysyłki korespondencji. Dzięki temu tworzenie rozwiązania biznesowego odbywa się w ramach jednego systemu, co ma wpływ na krótszy czas implementacji i większą wygodę w porównaniu do korzystania z modułów spoza platformy. Czym charakteryzuje się taki system przedstawiono poniżej na przykładzie Ferryt Low-Code Platform.

Cechy platformy low-code wykorzystywane do automatyzacji generowania i wysyłki korespondencji

Zaawansowana platforma low-code, jaką jest Ferryt, posiada modeler szablonów dokumentów klasy WYSIWYG. Umożliwia to tworzenie szablonów z wykorzystaniem przyjaznego interfejsu użytkownika, podobnego do popularnych systemów biurowych. Tworzenie szablonów w takim narzędziu jest intuicyjne i nie wymaga umiejętności programistycznych. Projektowanie szablonów umożliwia tworzenie złożonych wzorców, które można budować z części statycznych i dynamicznych. Część statyczna to teksty, tabelki oraz obrazki, a część dynamiczna to pola, dla których wartości są pobierane z platformy lub systemów zewnętrznych. Generator szablonów umożliwia konfigurowanie szablonów dokumentów, e-maili, MMS/SMS i zarządzanie procesami generowania treści dokumentów.

Na platformie Ferryt wysyłka dokumentów do adresatów realizowana jest automatycznie kanałem, dla którego dokumenty te zostały wygenerowane. Wygenerowana korespondencja może być przekazywana przez proces do publikacji, która nastąpi z poziomu platformy lub z poziomu innego programu zewnętrznego. Platforma umożliwia rozbudowę funkcjonalności o serwer wydruków. Serwer ten byłby odpowiedzialny za generowanie wydruków w trybie synchronicznym dla pojedynczych wywołań oraz asynchronicznym dla wydruków masowych. Serwer wydruków udostępnia API, które może być wykorzystywane przez systemy zewnętrzne.

Zarządzanie uprawnieniami w nowoczesnej platformie low-code umożliwia określenie uprawnień  użytkowników m.in. do procesów, szablonów i przetwarzanych danych. Z jednej strony gwarantuje to kontrolę dostępu do danych, a z drugiej pozwala też na odseparowanie tych danych. Umożliwia to np. obsługę wielu odrębnych podmiotów na jednej instancji platformy.

Dlaczego warto użyć Ferryt Low-Code Platform?

Skorzystanie z rozwiązania opartego na nowoczesnej platformie low-code przynosi firmie dodatkową korzyść – odciąża działy IT. Budową szablonów i implementacją procesów zapewniających generowanie i dystrybucje dokumentów mogą zająć się pracownicy działów biznesowych, nazywani często ‘citizen developers’. Na platformie typu low-code zrobią to szybko i w sposób najbardziej aktualny w stosunku do wymagań rynkowych (krótki ‘time to market’). Łatwo również zmodyfikują szablony i procesy w przypadku zmian w otoczeniu biznesowym. Do pracy z platformą typu low-code nie są wymagane  umiejętności programistyczne.

Nowoczesna platforma low-code, jaką jest Ferryt, zapewnia w sposób natywny przyjazny interfejs użytkownika. Intuicyjność obsługi platformy pozwala w łatwy sposób budować nawet złożone szablony dokumentów, których treść może uwzględniać wcześniejsze etapy komunikacji w danej sprawie. Łatwa integracja platformy z rozwiązaniami stron trzecich gwarantuje pobieranie zawsze aktualnych danych z innych systemów. Wielokanałowość i skalowalność platformy Ferryt gwarantuje wydajną dystrybucję nawet dużej liczby dokumentów, i to właściwym kanałem. Wsparciem w tym zakresie może być graficzna prezentacja obciążenia w postaci ‘heat maps’ dla poszczególnych kroków procesu. Wbudowanie w implementowane procesy dodatkowych parametrów pozwala przewidywać i kontrolować koszty wysyłki. Rozbudowany system uprawnień na platformie spełni oczekiwania nawet najbardziej wymagających organizacji. 

Podsumowując

Automatyzacja w generowaniu i wysyłce korespondencji opartej o starannie przygotowane szablony dokumentów zmniejsza czasochłonność i pracochłonność w procesach komunikacji, a podnosi ich efektywność. Wpływa na zmniejszenie kosztów bieżącej działalności i zwiększa skuteczność prowadzonych działań. Pozwala także minimalizować ryzyko nawet pojedynczych błędów co jest ważne również w kontekście wymagań RODO.

Kluczowy jest wybór odpowiedniej platformy low-code, która umożliwi sprawną komunikacje z otoczeniem.  Wybierając Ferryt Low-Code Platformstworzysz kompletnie działający system procesowy. Ferryt, wyposażonyw funkcjonalności opisane powyżej,umożliwia budowę rozwiązania do automatyzacji procesów generowania i wysyłki korespondencji w procesach biznesowych o różnej skali.

Zapraszamy do kontaktu i zapoznania się ze szczegółami rozwiązania.