W świetle dynamicznych zmian obejmujących postępującą cyfryzację, ale też z uwagi na sytuację gospodarczą w Polsce i na świecie, optymalizacja procesów staje się kluczem do zachowania rentowności, bezpieczeństwa operacyjnego i szybkości wykonywanych zadań. Zwiększenie wydajności procesów z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań technologicznych prowadzi bezpośrednio do poprawy konkurencyjności i osiągnięcia większego potencjału marki. Wyjaśniamy, czym jest optymalizacja procesów w firmie, jakie korzyści może przynieść oraz jak przebiega ten proces w praktyce.

Co to jest optymalizacja procesu w firmie? 

Cyfrowa optymalizacja przedsiębiorstwa i zachodzących w nim procedur polega na wprowadzeniu nowoczesnych innowacji, które przyczynią się do zwiększenia wydajności, skuteczności i efektywności różnych działań na wielu obszarach – od obsługi klienta, przez zarządzanie logistyką po księgowość. Dobrze zaplanowana optymalizacja procesów biznesowych opiera się w pierwszej kolejności na znalezieniu niewydajnych obszarów (tzw. wąskich gardeł), a następnie na wprowadzeniu konkretnych działań naprawczych ukierunkowanych na usprawnienie tych obszarów. Kompleksowa automatyzacja procesów biznesowych pozwala wyeliminować powtarzalne, ręczne operacje.

Na czym polega optymalizacja procesów w firmie? 

Optymalizacja procesów w firmie polega na dokładnym zbadaniu istniejących procedur w organizacji. Analiza obejmuje mapowanie przebiegu zadań, identyfikację niewydajnych obszarów oraz poszukiwanie możliwości ich uproszczenia. Na podstawie zebranych wyników tworzone są rekomendacje dotyczące zmian, które pozwalają na skuteczne przetestowanie nowych rozwiązań oraz dostosowanie ich do specyfiki działalności firmy.

Jak przebiega optymalizacja procesów w firmie? Metody optymalizacji procesów biznesowych

Wdrożenie zmian składa się z kilku kluczowych etapów. Pierwszym z nich jest szczegółowa analiza aktualnej działalności – wykorzystywanych programów, ścieżki wybranych zadań oraz znalezienie punktów, które można zmienić i usprawnić. Kolejnym z niezbędnych kroków będzie identyfikacja słabych stron i wybór najlepszych rozwiązań na rynku. Na tym etapie opracowywany jest plan działań oraz harmonogram prac, których celem jest sprawne przejście do etapu wdrażania optymalizacji procesów.

Jak optymalizować procesy w firmie?

Nowoczesna optymalizacja procesów biznesowych niemal zawsze uwzględnia konieczność wdrożenia zaawansowanych rozwiązań technologicznych. W naszej ofercie proponujemy nowatorskie narzędzie – platforma Ferryt, czyli rozwiązanie klasy low code platform wzmacniane sztuczną inteligencją (AI):

  • To system BPM / BPMN, którego głównym celem jest zwiększenie wydajności procesów poprzez budowanie inteligentnych aplikacji biznesowych bez kodowania, ich elastyczne rozwijanie oraz błyskawiczne przekształcanie potrzeb biznesowych w sprawnie działające rozwiązania.
  • Platforma pozwala na rekomendowanie zmian, wygodne monitorowanie i eliminowanie wąskich gardeł za pomocą intuicyjnych heat map i automatycznych raportów. Co więcej, dzięki wykorzystaniu AI na platformie (Ferryt AI Hub) wspomaga zarówno deweloperów, jak i użytkowników końcowych w przyspieszaniu procesów i codziennej pracy.
  • System umożliwia zaawansowane modelowanie danych (bez konieczności trudnej migracji), automatyzację tworzenia dokumentów, wiadomości e-mail i SMS oraz centralizację i integrację danych z różnych źródeł z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa.
  • Zapewnia doskonałe doświadczenia cyfrowe (UX/UI) dzięki nowoczesnym narzędziom do projektowania interfejsów, które użytkownicy po prostu lubią.

Podsumowując, elastyczna platforma Workflow z zaawansowaną sztuczną inteligencją umożliwia tworzenie automatycznych przepływów pracy, usprawnia współpracę IT i biznesu oraz generowanie zaawansowanych raportów. Dzięki otwartej architekturze i modułowej budowie (m.in. Ferryt Architect, e-Application, Workplace, e-Docs, Output, Decision Engine, Reporting+, AI Hub, Open API, Admin, SSO), system łatwo integruje się z dowolnymi środowiskami (np. CRM, ERP, HR) i może być wdrożony na Twoich zasadach – w chmurze, hybrydowo lub on-premise.

Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie – jakie obszary można usprawnić?

Optymalizacja działalności przedsiębiorstwa dotyczy wielu jego obszarów. Do przykładowych można zaliczyć np.:

Kompleksowa optymalizacja działalności przedsiębiorstwa dotyczy wielu kluczowych struktur organizacyjnych. Do przykładowych obszarów, które można poddać cyfryzacji, zaliczamy m.in.:

  • Sprzedaż i obsługa klienta – automatyzacja działań sprzedażowych, optymalizacja procesu obsługi zamówień i reklamacji, elektroniczna obsługa wniosków oraz doskonalenie działań związanych z zarządzaniem relacjami z klientami (CRM).
  • Obszar HR i kadr – sprawnie realizowane zarządzanie procesami HR oraz nowoczesna automatyzacja HR pozwalają znacząco przyspieszyć rekrutację, obieg wniosków urlopowych i onboarding pracowników.
  • Procesy posprzedażowe – optymalizacja procesów dostaw, obsługi gwarancji, napraw, serwisu posprzedażowego i zwrotów.
  • Obieg dokumentacji – usprawnienie procesów związanych z generowaniem, przesyłaniem, przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów dzięki dedykowanym repozytoriom oraz automatycznemu generowaniu pism i szablonów.
  • Obieg korespondencji – usprawnienie procesów związanych z gromadzeniem, przekazywaniem, rejestrowaniem i archiwizacją korespondencji.
  • Obsługa windykacji – automatyzacja procesów windykacyjnych, monitorowanie płatności, analiza ryzyka kredytowego oparta na silnikach reguł biznesowych (Decision Engine).
  • Procesy back-office – zwiększenie efektywności i skuteczności tych działań poprzez standaryzację, automatyzację i usprawnienie przepływu informacji i zadań.
  • Zarządzanie rentownością – wdrażanie systemów analizy kosztów i działań (ABC), monitorowanie wskaźników rentowności, identyfikacja oszczędności i optymalizacja procesów produkcyjnych.
  • Rachunek kosztów i działań ABC – poprawa precyzji alokacji kosztów, identyfikowanie działań generujących największe koszty itp.
  • Planowanie i budżetowanie – stosowanie zaawansowanych narzędzi planowania, standaryzacja procesów, skrócenie cyklu budżetowego i lepsze zarządzanie ryzykiem.
  • Analizy wielowymiarowego systemu informacji menedżerskiej – wykorzystanie narzędzi umożliwiających automatyczne raportowanie i analitykę zarządczą.
  • Systemy prowizyjne, premiowe i motywacyjne – projektowanie i wdrażanie systemów motywacyjnych.

Jak widać, prawidłowo przeprowadzona optymalizacja procesów w firmie ma realny i mierzalny wpływ na poprawę efektywności całej organizacji.

Dowody skuteczności i sukcesy naszych klientów – zaufali nam liderzy rynku

Skuteczność naszej platformy potwierdzają twarde liczby i zaufanie liderów rynku:

  • Ponad 300 zrealizowanych projektów.
  • Ponad 4000 zautomatyzowanych procesów.
  • Ponad 5 milionów instancji procesów przetwarzanych tygodniowo.

Przykłady wdrożeń w praktyce:

  • Veolia – cyfryzacja procesu obsługi wniosków o przyłączenie obiektu do sieci ciepłowniczej pozwoliła na pełną obsługę wg zdefiniowanego SLA, automatyczną kontrolę terminów, generowanie pism i wyższą jakość obsługi klienta.
  • mBank – wdrożenie rozwiązań w obszarze zarządzania procesami biznesowymi i wnioskami elektronicznymi w znacznym stopniu usprawniło pracę banku oraz zredukowało czasy i koszty rejestracji oraz obsługi.
  • Ma French Bank oraz BGK – pomyślne wdrożenia systemów klasy BPMS i repozytoriów dokumentów w wymagających, międzynarodowych środowiskach bankowych.

Jeżeli interesuje Cię kompleksowa optymalizacja procesów biznesowych w Twojej organizacji – zachęcamy do skorzystania z naszej oferty. Dostarczamy nie tylko uniwersalne narzędzia, ale tworzymy także dedykowane rozwiązania IT, szyte na miarę indywidualnych i skomplikowanych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Pomożemy Ci wdrożyć nowoczesną platformę low-code napędzaną sztuczną inteligencją, która wyprzedzi konkurencję i zautomatyzuje Twoją firmę. Wykorzystaj pełnię możliwości low-code oraz AI i dołącz do liderów cyfrowej transformacji. Umów się na prezentację i skontaktuj się z nami!