Nadawanie wiadomości
Moduł eDoręczenia umożliwia wysyłanie wiadomości na adres eDoręczenia oraz śledzenie ich statusu w czasie rzeczywistym. Przed nadaniem użytkownik może wprowadzić treść, dodać adresatów i załączniki, a system automatycznie weryfikuje poprawność Adresu Elektronicznego (ADE). Wiadomości można powiązać ze sprawą w rejestrze spraw, anulować przed wysłaniem lub przekazać innemu odbiorcy wraz z załącznikami. System obsługuje elektroniczne podpisywanie dokumentów (z modułem ePodpis) oraz nadawanie uprawnień do korespondencji określonym użytkownikom. Dodatkowo możliwe jest monitorowanie statusu doręczeń, pobieranie dowodów nadania, doręczenia i odbioru oraz automatyczne zapisywanie dokumentów w eDokumenty. Załączone pliki PDF można podejrzeć bez konieczności ich pobierania.
Odbieranie wiadomości
Moduł eDoręczenia zapewnia wygodę odbierania wiadomości dzięki opcjonalnym powiadomieniom e-mail, które informują użytkownika o nowych przesyłkach bez konieczności logowania się do systemu. Każdy odbiór wiadomości może zostać potwierdzony jednym kliknięciem, co jest automatycznie rejestrowane w systemie. Dodatkowo, użytkownik ma możliwość bezpośredniego odpowiadania na odebrane pisma, co zapewnia ciągłość korespondencji. System automatycznie przypisuje odebrane wiadomości do odpowiednich spraw w rejestrze, jeśli znajdzie pasujące dane, co usprawnia zarządzanie dokumentacją.
Monitorowanie statusów i potwierdzenia odbioru
System eDoręczeń umożliwia bieżące śledzenie statusu doręczeń, co pozwala na pełną kontrolę nad dostarczonymi dokumentami. Każda wiadomość jest oznaczona statusem, dzięki czemu użytkownik zyskuje szybki wgląd w etapy jej doręczenia oraz potwierdzenie, czy została odebrana przez adresata. Dodatkowo system umożliwia pobieranie oficjalnych dowodów doręczenia, nadania i potwierdzenia odbioru w formie załączników, co gwarantuje przejrzystość procesów i zwiększa bezpieczeństwo korespondencji.
Zarządzanie korespondencją i ogólne funkcjonalności
System eDoręczenia zapewnia wygodne i intuicyjne zarządzanie całą korespondencją, eliminując ryzyko utraty ważnych dokumentów. Dzięki tym funkcjom zarządzanie doręczeniami w Twojej firmie stanie się szybkie, uporządkowane i dostosowane do potrzeb użytkowników:
- Szybkie wyszukiwanie wiadomości – intuicyjna wyszukiwarka pozwala na łatwe odnalezienie konkretnej korespondencji po słowach kluczowych bez konieczności przeszukiwania całego systemu
- Podgląd plików PDF bez pobierania – użytkownik może przeglądać dokumenty bez konieczności ich zapisywania, co przyspiesza pracę i zwiększa wygodę użytkowania.
- Bezpieczna archiwizacja dokumentów – wszystkie wiadomości są zapisywane w pamięci prywatnej użytkownika, eliminując ryzyko ich utraty po 30 dniach.
- Historia wykonanych czynności – system rejestruje wszystkie operacje wykonane na dokumentach, umożliwiając pełną weryfikację działań związanych z korespondencją.
- Wyszukiwanie wiadomości w e-Doręczenia – możliwość łatwego wyszukiwania wiadomości w systemie e-Doręczenia, co upraszcza zarządzanie dużą ilością korespondencji.
Integracja z innymi modułami
Możliwość integracji eDoręczenia z pozostałymi modułami Ferryt Digital Office znacząco zwiększa funkcjonalność i ułatwia codzienną pracę z tym rozwiązaniem. Płynny przepływ danych między modułami sprawia, że procesy związane z obsługą doręczeń w Twojej firmie stają się bardziej kompleksowe, a użytkownicy mogą korzystać z dodatkowych zabezpieczeń i usprawnień, które zwiększają efektywność całego obiegu dokumentów.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
eDoręczenia umożliwiają precyzyjne zarządzanie dostępem do korespondencji, pozwalając na nadawanie uprawnień zarówno pojedynczym osobom, jak i całym grupom użytkowników. Dodatkowo, przy integracji z modułem e-Podpis, system pozwala na wykorzystanie podpisu elektronicznego, co zwiększa bezpieczeństwo i autentyczność przesyłanych dokumentów.
