eFaktura – automatyzacja procesów księgowych w Twojej firmie

Automatyczna rejestracja faktur

eFaktura automatycznie rejestruje dokumenty, a technologia OCR AI analizuje ich treść i uzupełnia odpowiednie pola w systemie, przyspieszając proces rejestracji. Aby zapewnić poprawność danych, system weryfikuje ich zgodność, identyfikuje ewentualne błędy i w razie potrzeby wysyła powiadomienie do sprzedawcy z prośbą o korektę. Rozpoznaje również istniejących dostawców i automatycznie uzupełnia ich dane, a w przypadku nowych kontrahentów umożliwia ich szybkie dodanie do bazy. Dodatkowo, mechanizm kontroli duplikatów zapobiega ponownemu wprowadzaniu tych samych faktur, zapewniając przejrzystość i porządek w Twojej dokumentacji.

Sprawna weryfikacja dokumentów księgowych

Każda faktura przechodzi przez proces weryfikacji, w którym masz możliwość jej podglądu oraz powiązanych danych. W przypadku integracji z modułem eZamówienie system automatycznie identyfikuje faktury powiązane z istniejącymi zamówieniami lub umożliwia ich ręczne przypisanie. Na tym etapie faktura może zostać zatwierdzona lub odrzucona z podaniem przyczyny, co zapewnia Twojej organizacji pełną transparentność procesu.

Przejrzysta i kontrolowana akceptacja faktur

Masz pełny wgląd w każdą fakturę, dzięki czemu możesz łatwo ocenić jej zgodność z zamówieniem oraz wewnętrznymi procedurami finansowymi. W przypadku nieprawidłowości możesz odrzucić dokument i skierować go do ponownej weryfikacji. Po akceptacji faktura trafia do działu księgowego, gdzie jest przetwarzana zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Pełna kontrola nad płatnościami i archiwizacją

Twoja księgowość ma dostęp do szczegółów faktury oraz jej statusu przed dokonaniem płatności. Po jej realizacji dokument zostaje oznaczony jako opłacony i zapisany w systemie. Wszystkie faktury są archiwizowane w repozytorium eDokumenty, co zapewnia ich łatwe wyszukiwanie oraz umożliwia audyt procesów finansowych.

Sprawne zarządzanie obiegiem faktur

eFaktura pozwala dostosować obieg dokumentów do struktury Twojej firmy. Możesz definiować ścieżki akceptacji na podstawie kategorii kosztowej, przypisywać faktury do określonych działów i kontrolować poziomy dostępu dla użytkowników. System na bieżąco informuje o statusie dokumentów i przypomina o zaległych zadaniach, eliminując ryzyko opóźnień. Powiadomienia e-mail usprawniają komunikację i eliminują opóźnienia w realizacji płatności. Narzędzia monitoringu umożliwiają śledzenie całego procesu, identyfikację wąskich gardeł oraz optymalizację kosztów. Możliwość eksportu danych ułatwia analizę i raportowanie.

Łatwa integracja z KSeF

eFaktura może być zintegrowana z pozostałymi modułami Ferryt Digital Office, narzędziami ERP oraz systemem KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dzięki temu możliwe jest automatyczne powiązanie faktur z zamówieniami, eliminacja ręcznego przepisywania danych oraz pełna zgodność z wymaganiami prawnymi dotyczącymi e-fakturowania.