Scenariusze wprowadzania dokumentów do systemu
Proces podpisu dokumentów w systemie jest prosty, elastyczny i umożliwia dostosowanie do różnych scenariuszy. System pozwala na szybkie dodawanie dokumentów do podpisu cyfrowego, obsługę dokumentów z podpisem ręcznym oraz integrację z zewnętrznymi dostawcami podpisów elektronicznych.
- Wgraj dokument wymagający podpisu cyfrowego i przypisz go do wybranego pracownika posiadającego uprawnienia do podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym
- Dodaj skan dokumentu podpisanego odręcznie, aby przechowywać jego obraz w systemie
- Wykorzystaj mechanizm elektronicznego podpisu dokumentu dostarczony przez zewnętrznego dostawcę i zintegrowany z procesem ePodpis
- Skorzystaj z możliwości wybrania już istniejącego dokumentu w eDokumenty
- Wybierz sygnatariuszy dokumentu
- Określ kolejność podpisywania dokumentu
- Wskaż akceptanta, który ma zatwierdzić dokument przed podpisem
- Zyskaj podgląd statusu podpisywania dokument oraz powiadomienie o zakończeniu procesu
Akceptacja dokumentów
ePodpis umożliwia akceptację lub odrzucenie wniosku przed podpisaniem, zapewniając pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów. Jeśli dokument wymaga dodatkowej weryfikacji, można przekazać go innej osobie wraz z komentarzem, ułatwiając komunikację i eliminując niejasności. W przypadku odrzucenia, system pozwala na wybór powodu, co przyspiesza proces podejmowania decyzji i zapewnia większą transparentność działań.
Pełna elastyczność w podpisywaniu dokumentów
Dostosuj sposób podpisywania dokumentów do swoich potrzeb.
- Podpis kwalifikowany – wykorzystujący certyfikat kwalifikowany
- Podpis zwykły i zaawansowany – zgodny z KIR Szafir
- Pieczęć elektroniczna – gwarancja autentyczności dokumentów
- Wizualizacja podpisu – dodanie graficznej wersji podpisu ręcznego
- Znacznik czasu – precyzyjna informacja o dacie i godzinie podpisania
- Możliwość podpisania dokumentu dopiero po podpisie innej osoby
- Podgląd treści przed podpisaniem dokumentu
- Możliwość podpisania dokumentu w imieniu innej osoby (pełnomocnictwo)
- Odrzucenie dokumentu z możliwością podania przyczyny
- Konfigurowalne powiadomienia mailowe o gotowym do podpisu dokumencie
Bezpieczna archiwizacja dokumentów
Podpisane dokumenty są przechowywane w archiwum, co umożliwia łatwy dostęp do nich w każdej chwili. Dzięki pełnej historii wykonanych czynności można śledzić wszystkie operacje związane z danym dokumentem. Istnieje także możliwość pobrania podpisanego pliku oraz wyszukiwania, filtrowania i sortowania dokumentów według kategorii i spraw, co ułatwia organizację i zarządzanie zasobami. Dodatkowo, system pozwala na kontrolowanie dostępu do archiwum poprzez zarządzanie rolami i przypisywanie uprawnień, co zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.
Automatyzacja procesu podpisywania dokumentów
ePodpis usprawnia obieg dokumentów, zapewniając pełną kontrolę nad ich statusem, terminowością i zgodnością z firmowymi procedurami. Dzięki wbudowanym mechanizmom automatyzacji minimalizuje ryzyko opóźnień i zwiększa efektywność operacyjną.
- Automatyczne nadawanie statusu dokumentom do podpisu
- Możliwość określenia SLA na czas podpisania dokumentu
- Automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie podpisania
Powiadomienia i monitorowanie statusu
Sprawne zarządzanie dokumentami wymaga stałego dostępu do informacji o ich statusie. System automatycznie wysyła powiadomienia o konieczności podpisania dokumentu oraz informuje o jego dalszym procesowaniu. Dzięki temu obieg dokumentów pozostaje pod pełną kontrolą, a każdy etap można łatwo śledzić.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
ePodpis zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa, chroniąc zarówno Twoje dane, jak i cały proces podpisywania dokumentów. Dzięki możliwości zarządzania rolami i precyzyjnego nadawania uprawnień, możesz kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów i kto może je podpisywać, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
