Składanie wniosku o zamówienie
Złóż wniosek o zamówienie szybko i bez zbędnych formalności. Nasze intuicyjne narzędzie pozwala na łatwe wprowadzenie wszystkich niezbędnych danych, eliminując błędy i usprawniając cały proces. Wybierz produkt lub usługę, określ szacunkowy koszt i dołącz dodatkowe informacje w formie linku – wszystko w jednym miejscu.
- Wybierz produkt lub usługę
- Dołącz dodatkowe informacje o produkcie/usłudze w formie linku
- Określ szacunkowy koszt zamówienia
- Automatycznie zapisuj wniosek jako „draft” i wracaj do edycji w dowolnym momencie
- Anuluj wniosek lub prześlij go do akceptacji
- Edytuj i złóż ponownie wcześniej odrzucony wniosku
- Miej pełną kontrolę nad zamówieniem – śledź status i potwierdzaj odbiór produktów/usług
Weryfikacja i akceptacja wniosku
Pełna kontrola nad procesem zakupowym zaczyna się od rzetelnej weryfikacji. Pracownik akceptujący może dokładnie przeanalizować zasadność zamówienia i podjąć szybką decyzję o jego zatwierdzeniu lub odrzuceniu. Jeśli wniosek potrzebuje poprawek, system wymaga dodanie komentarza lub wybór predefiniowanego powodu odrzucenia, co usprawnia komunikację i eliminuje niejasności. Każdy etap jest automatycznie rejestrowany, dzięki czemu status wniosku można śledzić w czasie rzeczywistym. Przejrzysty proces akceptacji pozwala firmie lepiej kontrolować budżet i unikać zbędnych wydatków.
Przebieg procesu zakupowego
Po akceptacji wniosku zamówienie trafia do realizacji, a pracownik nabywający zyskuje pełen dostęp do wszystkich niezbędnych informacji. System pozwala na dodawanie i edycję kontrahentów, przypisanie dostawcy do zamówienia oraz dołączanie kluczowych dokumentów, takich jak oferty czy faktury pro forma. Dzięki monitorowaniu czasu realizacji (SLA) i automatycznym przypomnieniom każda transakcja przebiega sprawnie i zgodnie z harmonogramem. Na bieżąco można również aktualizować status zamówienia, co zapewnia przejrzystość i pełną kontrolę nad procesem zakupowym.
Śledzenie zamówienia i powiadomienia
Zyskaj pełną przejrzystość procesu na każdym jego etapie! eZamówienie zapewnia dostęp do historii zmian i akcji na wniosku, dzięki czemu zawsze wiesz, na jakim etapie znajduje się zamówienie. Automatyczne powiadomienia e-mail informują o zmianach statusu zamówienia, eliminując potrzebę ręcznego monitorowania. Wszystkie wnioski są dostępne w panelu Workplace, co ułatwia organizację pracy i kontrolę nad procesem. Dodatkowo system wysyła przypomnienia o przekroczeniu SLA, pomagając w terminowej realizacji zamówień.
Integracja modułów – efektywna i płynna wymiana danych
eZamówienie można w pełni zintegrować z modułami Ferryt Digital Office, co zapewnia bezproblemową współpracę z innymi procesami biznesowymi oraz efektywną i płynną wymianę danych:
- Połączenie z eFaktura – sprawne przejście od zamówienia do rozliczenia
- Integracja z ePodpis – możliwość cyfrowego podpisywania dokumentów
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
eZamówienie zapewnia ochronę danych i sprawne zarządzanie procesem zakupowym. System można dostosować do struktury organizacji, obsługując wiele filii i spółek w jednym rozwiązaniu. Elastyczna konfiguracja pozwala na sprawną realizację zamówień, nawet w przypadku nieobecności pracowników, eliminując przestoje i usprawniając działanie całego procesu.
