Zarządzanie dokumentacją w firmie

Skuteczne zarządzanie dokumentacją to podstawa działalności każdej organizacji. Z Ferryt zyskujesz kompletne narzędzia, dzięki którym zautomatyzujesz procesy związane z tworzeniem dokumentów, ich obiegiem, weryfikacją, wersjonowaniem oraz archiwizacją. Niezależnie od rodzaju dokumentacji, nasze rozwiązania wspierają Cię w jej obsłudze, zwiększają bezpieczeństwo przepływu informacji, gwarantują przejrzyste ścieżki pracy nad dokumentami i przyspieszają realizację codziennych zadań.

Zarządzanie umowami

Z naszymi rozwiązaniami skrócisz czas przygotowywania umów dla klientów
i kontrahentów. Stworzysz dedykowane szablony dokumentów, wygenerujesz je automatycznie z systemu, skorzystasz z procesów wersjonowania oraz rejestrowania
w centralnym archiwum, zyskując dostęp do całej dokumentacji uporządkowanej
w jednym miejscu.

Tworzenie szablonów dokumentów
Tworzenie szablonów dokumentów

Dzięki naszym rozwiązaniom przygotujesz szablony umów, aneksów i protokołów. Szablony składają się z części stałej, obejmującej zapisy uniwersalne oraz pól zmiennych, które można modyfikować. Umowa może być automatycznie uzupełniana, np. danymi o kontrahencie, zakresie dostawy, kwocie wynagrodzenia czy terminie płatności. Dzięki temu skrócisz czas przygotowania umów i wyeliminujesz potencjalne błędy przy ich tworzeniu.

Akceptacja i wersjonowanie umów
Akceptacja i wersjonowanie umów

W ramach rozwiązania funkcjonują procesy modyfikacji i akceptacji umów oraz załączników. Wersjonowanie dokumentów zapewnia pracę w procesie na aktualnej wersji dokumentu, jak również możliwość wglądu do wersji wcześniejszych. Stosowane rozwiązania systematyzują i dokumentują czynności podejmowane w trakcie procesu modyfikacji i akceptacji umów.

Archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów

Poszczególne wersje umów są przechowywane w elektronicznym repozytorium, które obsługuje rejestrację, obieg oraz składowanie dokumentacji. Jest wyposażone w wyszukiwarkę i przeglądarkę umów, dzięki której łatwo odnajdziesz potrzebne wersje dokumentów. Archiwum zapewnia też wgląd w historię czynności wykonywanych z wykorzystaniem dokumentacji i możliwość przeprowadzenia audytu zgodności. Dostęp do umów jest zabezpieczony i ograniczony dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Dzięki  temu zapewnione jest  pełne bezpieczeństwo danych.

Obieg korespondencji

Pozwala sprawnie rejestrować oraz procesować dokumenty przychodzące i wychodzące w organizacji. Z jego pomocą udoskonalisz proces kategoryzowania korespondencji i wprowadzania jej do obiegu Twojej firmy. W ten sposób zwiększysz bezpieczeństwo danych, zminimalizujesz ryzyko zaginięcia dokumentów i zyskasz pełną kontrolę nad ich obsługą.

Co zyskujesz wdrażając moduł Obieg korespondencji?

  • obniżenie ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentów dzięki elektronicznemu archiwum
  • kontrolę jakości skanów dokumentów wprowadzanych do obiegu
  • możliwość rejestracji dokumentów pojedynczo, jak i w postaci zbiorowych paczek
  • pewność kierowania dokumentów na właściwe ścieżki procesowania
  • możliwość uruchomienia dedykowanych procesów workflow dla wybranych typów dokumentów
  • sprawniejsze dostarczanie dokumentów do właściwych adresatów
  • skrócenie czasu udzielania odpowiedzi na pisma
  • opcję generowania paczek dokumentów wychodzących oraz dokumentów formalnych niezbędnych do wysyłki (np. listów przewozowych)
  • znajomość miejsc przechowywania dokumentów fizycznych
  • pełną informację o tym, kto i kiedy przeglądał pocztę
  • możliwość wykorzystania funkcji OCR do rozpoznawania tekstu oraz odczytywania i uzupełniania metadanych
  • możliwość użycia rejestracji dokumentów do uruchomienia procesu obsługi faktur, reklamacji lub innych spraw
  • informacje o aktualnym statusie przesyłki, np. potwierdzenie odbioru korespondencji przez adresata
  • możliwość wykorzystania raportów kancelaryjnych, które umożliwiają przygotowanie różnego typu zestawień i prowadzenie analiz ilościowych

Skontaktuj się z Nami!