Skuteczne zarządzanie dokumentacją to podstawa działalności każdej organizacji. Z Ferryt zyskujesz kompletne narzędzia, dzięki którym zautomatyzujesz procesy związane z tworzeniem dokumentów, ich obiegiem, weryfikacją, wersjonowaniem oraz archiwizacją. Niezależnie od rodzaju dokumentacji, nasze rozwiązania wspierają Cię w jej obsłudze, zwiększają bezpieczeństwo przepływu informacji, gwarantują przejrzyste ścieżki pracy nad dokumentami i przyspieszają realizację codziennych zadań.
Z naszymi rozwiązaniami skrócisz czas przygotowywania umów dla klientów
i kontrahentów. Stworzysz dedykowane szablony dokumentów, wygenerujesz je automatycznie z systemu, skorzystasz z procesów wersjonowania oraz rejestrowania
w centralnym archiwum, zyskując dostęp do całej dokumentacji uporządkowanej
w jednym miejscu.
Dzięki naszym rozwiązaniom przygotujesz szablony umów, aneksów i protokołów. Szablony składają się z części stałej, obejmującej zapisy uniwersalne oraz pól zmiennych, które można modyfikować. Umowa może być automatycznie uzupełniana, np. danymi o kontrahencie, zakresie dostawy, kwocie wynagrodzenia czy terminie płatności. Dzięki temu skrócisz czas przygotowania umów i wyeliminujesz potencjalne błędy przy ich tworzeniu.
W ramach rozwiązania funkcjonują procesy modyfikacji i akceptacji umów oraz załączników. Wersjonowanie dokumentów zapewnia pracę w procesie na aktualnej wersji dokumentu, jak również możliwość wglądu do wersji wcześniejszych. Stosowane rozwiązania systematyzują i dokumentują czynności podejmowane w trakcie procesu modyfikacji i akceptacji umów.
Poszczególne wersje umów są przechowywane w elektronicznym repozytorium, które obsługuje rejestrację, obieg oraz składowanie dokumentacji. Jest wyposażone w wyszukiwarkę i przeglądarkę umów, dzięki której łatwo odnajdziesz potrzebne wersje dokumentów. Archiwum zapewnia też wgląd w historię czynności wykonywanych z wykorzystaniem dokumentacji i możliwość przeprowadzenia audytu zgodności. Dostęp do umów jest zabezpieczony i ograniczony dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Dzięki temu zapewnione jest pełne bezpieczeństwo danych.