W dzisiejszych czasach rozwój firmy i poprawa efektywności realizacji zadań wiąże się z nowoczesnymi usługami takimi jak digitalizacja dokumentów. Wykorzystanie technologii pozwala przyspieszyć wiele procesów oraz ułatwia dostęp do potrzebnych nam informacji z każdego miejsca i o każdej porze. Sprzyja to pracy zdalnej, zatrudnianiu osób z różnych stron świata, które mogą bez problemu pracować na wspólnych dokumentach oraz ułatwia samo zarządzanie firmą niezależnie od jej wielkości.
Usprawnienie firmy i procesów możliwe jest dzisiaj dzięki nowoczesnym platformom i programom. Platforma Ferryt złożona jest z wielu modułów takich jak na przykład platforma Workflow. Pozwalają na skuteczne i efektywne zarządzanie zadaniami w przedsiębiorstwie, tworzenie aplikacji procesowych bez kodowania i kumulowanie wszystkie niezbędnych do zarządzania firmą informacji w jednym miejscu. Trudno sobie wyobrazić działanie przedsiębiorstwa bez dokumentów: umów, instrukcji, projektów, regulaminów, podręczników i poradników, które również warto udostępniać pracownikom i zainteresowanym współpracą kontrahentom. I tu z pomocą przychodzi digitalizacja. Na czym polega? Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów i dlaczego warto z niego korzystać?
Digitalizacja dokumentów – co to jest?
Rozwój przedsiębiorstwa wiąże się dziś z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, oprogramowania i narzędzi, które usprawniają wiele zadań. Digitalizacja dokumentów cieszy się coraz większym zainteresowaniem ze strony firm, instytucji i organizacji, w których przepływ dokumentów jest znaczący i wymaga sprawnej organizacji. Digitalizacja to inaczej przekształcenie analogowych dokumentów, zdjęć i innych materiałów w cyfrowe odpowiedniki. Przechowywane w formie plików na serwerach lub w chmurze eliminują potrzebę trzymania dużej ilości dokumentów w biurach i wydzielania cennej przestrzeni na szeregi szafek i regałów, czy tworzenia tradycyjnych archiwów.
Digitalizacja dokumentów zwiększa również bezpieczeństwo przechowywanych danych. Specjalne procedury oraz zabezpieczenia sprawiają, że niepowołane osoby nie będą miały dostępu do danych poufnych i biznesowych. Digitalizacja umożliwia katalogowanie plików w organizacji w określony z góry sposób, ustalanie dostępu do nich za pomocą kodów kreskowych czy kodów QR.
Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów?
Wszystkie przeznaczone do cyfryzacji dokumenty są skanowane wraz z załącznikami. Na tym etapie możliwe jest łączenie stron w jeden dokument, oznaczanie ich według stosowanej w firmie nomenklatury. Technologia OCR i wykorzystanie sztucznej inteligencji pozwalają na automatyczne odczytanie danych, rozpoznawanie treści i wygodne uzupełnianie informacji. Na życzenie klienta stworzyć można również edytowalne szablony dokumentów, a ich skanowanie może od razu uruchamiać inne procesy w firmie.
Sprawna digitalizacja dokumentów – co to oznacza dla przedsiębiorstwa?
Poza ograniczeniem wydatków na papier i druk, czy zaoszczędzeniem miejsca, które zajęte byłoby przez firmowe archiwum, digitalizacja ma również kilka innych zalet. Na pierwszy plan wysuwa się przede wszystkim poprawa efektywności w firmie, mniejsza liczba papierowych dokumentów oznacza szybszy obieg informacji. Wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu, do którego dostęp możliwy jest na dowolnym etapie procesu biznesowego oraz za pomocą różnych narzędzi. Nadając prawa dostępu do dokumentów różnym pracownikom, dajemy im kontrolę nad korzystaniem lub potrzebną edycją grupy lub pojedynczych dokumentów. Skanowanie może zachodzić również poza biurem, a cyfrowa archiwizacja i tworzenie e-archiwum pozwala zachować porządek w dokumentacji niezależnie od jej ilości.
