Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, czyli w skrócie EZD, odnosi się do wykorzystania systemów elektronicznych w celu tworzenia, zbierania, przechowywania, dystrybucji i kontroli dokumentów w przedsiębiorstwie. w tym artykule odpowiemy na pytanie – co to jest EZD, a także poznasz korzyści związane z wdrożenie nowoczesnych rozwiązań w firmie.
Dlaczego elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest kluczowe w dzisiejszych czasach?
W erze cyfrowej, gdzie dane stanowią siłę napędową biznesu, efektywne e-zarządzanie dokumentacją staje się niezbędne. Dzięki EZD, firmy osiągają lepszą kontrolę nad swoimi danymi, zwiększają efektywność operacyjną i skracają czas realizacji zadań.
To poprawia efektywność pracowników – Ci oszczędzają czas na powtarzalnych zadaniach, co zmniejsza koszty. Nowoczesne systemy EZD umożliwiają także automatyzację wielu zadań, dzięki temu pracownicy nie muszą wykonywać wielu powtarzalnych czynności. Dodatkowo dokumenty w formie elektronicznej można przeszukiwać, co ułatwia odnajdywanie niezbędnych plików.
Warto zaznaczyć, że korzyści z wdrożenia systemów EZD często są różne w zależności od tego, jakie rozwiązanie zaimplementujesz. Dlatego decyzja o wdrożeniu elektronicznego zarządzania dokumentacja powinna być poprzedzona analizą, która pomoże zaplanować ten proces. Nowoczesne systemy nie tylko archiwizują dokumenty, ale także automatycznie je skanują i szczytują kluczowe dane np. o kontrahencie, pozycje na fakturach, czy też numery dokumentów. Dzięki temu pracownicy muszą jedynie sprawdzić poprawność danych.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacja – jakie rozwiązanie wykorzystać?
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją opiera się na różnorodnych technologiach i narzędziach, które pozwalają firmom efektywnie zarządzać danymi i procesami biznesowymi. Wdrożenie naszego rozwiązania, Platformy Ferryt, umożliwi wygodne i szybkie tworzenie rozwiązań biznesowych na podstawie technologii low code. Dzięki temu tworzenie aplikacji biznesowych zajmie znacznie mniej czasu. Nasz system BPMP to wysokiej klasy oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi. Umożliwia w prosty sposób tworzenie procesów, które usprawnią pracę z elektroniczną dokumentację, co ułatwia kontrolę przepływu dokumentów i danych w organizacji. Dzięki Ferryt możesz zautomatyzować i zaprojektować elektroniczny obieg dokumentów w całej organizacji.
Nasza platforma low-code powoduje, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest efektywniejsze, ponieważ systemy nie są jedynie przechowalnią plików w formie elektronicznej, a organizują obieg danych w całej organizacji.
Bezpieczeństwo i ochrona danych w e-zarządzaniu dokumentacją
Optymalizacja procesów i zwiększanie wydajności pracowników jest jednym z kluczowych obszarów EZD. Jednocześnie nowoczesne oprogramowanie nie tylko podnosi produktywność, ale także zwiększa bezpieczeństwo organizacji.
Nowoczesne systemy EZD stosują zabezpieczenia plików takie jak szyfrowanie, co w połączeniu z kontrolą dostępu ogranicza nieautoryzowany dostęp do plików. Dane mogą sprawdzać tylko uprawnieni użytkownicy.
Ponadto nowoczesne systemy wykonują regularne kopie danych, co chroni dokumenty przed przypadkowym zgubieniem lub zniszczeniem.
Oczywiście podczas wdrażania oprogramowania EZD wciąż istotną rolę odgrywa polityka i procedury ochrony danych. Jednocześnie nowe technologie są dodatkową barierą dla cyberprzestępców.
Narzędzia do analizy danych w EZD
Duże organizacje przetwarzają terabajty danych w postaci różnych umów, faktur, czy też wewnętrznych dokumentów. Systemy EZD nie tylko pozwalają w prosty sposób je archiwizować i ułatwić do nich dostęp z każdego miejsca na świecie, ale także ułatwiają analizę danych.
Nasza firma dostarcza narzędzia do analizy danych, które pozwalają zbierać, integrować, analizować oraz prezentować informacje. Dzięki temu tworzenie atrakcyjnych raportów staje się łatwiejsze.
Planowanie w oparciu o twarde dane, ułatwia zarządzanie firmą. Pozwala lepiej planować rentowność oraz budżet przedsiębiorstwa. Dzięki temu również kontrola inwestycji jest łatwiejsza i efektywniejsza.
Podsumowanie
Nowoczesne systemy EZD zwiększają wydajność pracowników, zmniejszają ryzyko popełniania błędów, podnoszą bezpieczeństwo danych oraz ułatwiają analizę informacji. Te wszystkie korzyści sprawiają, że nowoczesne organizacje, które chcą zachować konkurencyjność w dzisiejszym środowisku biznesowym, muszą zacząć korzystać z systemów EZD. Jeśli widzisz w tym potencjał dla swojego przedsiębiorstwa, to skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości działania w Twojej firmie.
