Przedsiębiorstwa chcąc osiągać przewagę nad konkurencją ciągle poszukują sposobów wyróżnienia się na rynku. Starają się doskonalić i optymalizować procesy biznesowe oraz zapewniać im ciągłość. Aby jednak zauważać konkretne potrzeby ulepszania, procesy biznesowe należy poddawać ciągłej kontroli. Jak zatem je monitorować, aby mieć możliwość zwiększenia ich efektywności?
Jedną z najlepszych dróg poprawy efektywności oraz szybkości działania instytucji jest automatyzowanie procesów biznesowych, oparte o narzędzia klasy BPM. Dzięki nim można stworzyć jednolite i spójne komunikacyjnie środowisko procesowe. Pozwala to przede wszystkim ograniczyć koszty, zwiększyć efektywność operacyjną i przychody, a także otwierać nowe kanały sprzedaży. Żeby jednak nie tracić z oczu satysfakcji pracowników i klientów, należy monitorować procesy biznesowe i podnosić je na coraz wyższy poziom.
Możliwości monitorowania procesów biznesowych
Nowoczesne platformy BPM wspomagają kontrolę procesów biznesowych w przedsiębiorstwach. W efekcie optymalizują działania przedsiębiorstwa i zwiększają wydajność pracy. Poza analizą, designem, modelowaniem, symulowaniem oraz uruchamianiem procesów w czasie rzeczywistym, platforma udostępnia moduł analityczny. Moduł taki, z reguły online, prezentuje sposób realizacji procesów i ich poszczególnych kroków. Dzięki temu w trakcie eksploatacji systemu możliwe jest monitorowanie działania procesów oraz dokonywanie pomiarów, jak również ich ciągła optymalizacja na podstawie zgromadzonych informacji.
Narzędzia monitoringu platformy Ferryt pozwalają na:
- Analizy ilościowe
- Analizę wąskich gardeł
- Weryfikację czasów procesowania
- Weryfikację przeciążenia zespołów
- Obserwację ergonomii zaprojektowanych ekranów
Przykładem platformy do kompleksowego zarządzania procesami biznesowymi w organizacji jest Ferryt BPM. Po wdrożeniu aplikacji biznesowej w oparciu o Ferryt zapewniona jest możliwość jej ciągłej i precyzyjnej obserwacji oraz doskonalenia w wielu obszarach działania.
Analizowanie procesów biznesowych
Korzystając z platformy BPM wsparciem dla użytkownika w zarządzaniu procesami jest możliwość ich audytowania. Ferryt daje dwa warianty audytowania działania procesów biznesowych: poprzez analizy procesowe oraz analizy biznesowe.
Analizy biznesowe na danych prowadzone są z wykorzystaniem modułu raportowego. Platforma Ferryt daje możliwość korzystania ze wszystkich danych znajdujących się w modelu danych. Na platformie dostępny jest designer WYSIWYG do budowy czytelnych dashboardów. Umożliwia on także definiowanie alertów wraz z ich wizualizacją, które mogą być automatycznie przesyłane do zainteresowanych. Zaletą nowoczesnej platformy BPM jest także możliwość kopiowania danych do bazy równoległej. Pozwala to na dalszy, zaawansowany „data mining” bez obciążania środowiska produkcyjnego.
Analizy procesowe wykonywane są na danych wspólnych dla wszystkich procesów. Mogą to być np. analizy ilościowe instancji, albo walidacja spełnienia warunków SLA. Analiza procesowa służy także do wyszukiwania „wąskich gardeł” czy też do diagnostyki procesów i podprocesów „zakleszczających się”. Funkcjonalnością podnoszącą ergonomię analizy procesowej jest możliwość zwizualizowania działania systemu w postaci „heat map-y” nałożonej na zaprojekowany w systemie proces w notacji BPMN 2.0. Może to być mapa określającą przepływy w ujęciu ilościowym, czasowym dotyczącym przetwarzania instancji lub według innych wybranych kryteriów.
Optymalizacja procesów biznesowych
Posiadając informacje uzyskane z monitoringu można określić, czy założenia biznesowe dla procesów, które zdefiniowano na etapie analizy spełniają się. Na podstawie mierzalnych wyników monitoringu zyskujemy wiedzę na temat miejsc w procesach, które wymagają poprawy. Dzięki temu możliwe jest dokonywanie optymalizacji procesów, a nawet ich całościowa przebudowa. Optymalizację procesów wspiera dodatkowo wersjonowanie procesów i ich reużywalność, które są natywnymi cechami nowoczesnej platformy BPM.
Podsumowując
Każde przedsiębiorstwo powinno koncentrować uwagę na ciągłym doskonaleniu swoich procesów, co oznacza nieustanną pracę nad nimi. Sama digitalizacja procesu bez jego stałej optymalizacji nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Dlatego tak ważny jest proces monitorowania. Eliminując wąskie gardła i nieoptymalne ścieżki, pomaga on w poprawie efektywności działań. Redukuje tym samym pracochłonność i koszty związane z nieefektywnym procesem biznesowym. Identyfikowane są też miejsca wymagające doskonalenia, co pozwala na ciągłą optymalizację oraz usprawnienie działań realizowanych przez firmę. To wszystko składa się na efektywne działanie przedsiębiorstwa, które zależy między innymi od skutecznego monitorowania procesów biznesowych. Takie rozwiązanie gwarantuje właśnie Ferryt BPM.
