W świetle dynamicznych zmian obejmujących postępującą cyfryzację, ale też z uwagi na sytuację gospodarczą w Polsce i na świecie optymalizacja procesów w firmie staje się kluczem do zachowania rentowności, bezpieczeństwa procesów i szybkości wykonywanych zadań. Zwiększenie wydajności procesów z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań technologicznych prowadzi do poprawy konkurencyjności i osiągnięcia większego potencjału marki. Wyjaśniamy, czym jest optymalizacja procesów w firmie, jakie korzyści może przynieść oraz jak przebiega ten proces.

Co to jest optymalizacja procesu w firmie? 

Cyfrowa optymalizacja przedsiębiorstwa i zachodzących w nim procesów polega na wprowadzeniu pewnych innowacji, które przyczynią się do zwiększenia wydajności, skuteczności i efektywności różnych działań na wielu obszarach – od obsługi klienta, przez zarządzanie logistyką po księgowość. Dobrze zaplanowania optymalizacja procesów opiera się w pierwszej kolejności na znalezieniu niewydajnych obszarów (tzw. wąskich gardeł), a następnie na wprowadzeniu konkretnych działań naprawczych ukierunkowanych na usprawnienie tych obszarów.

Na czym polega optymalizacja procesów w firmie? 

Optymalizacja procesów w firmie polega na dokładnym zbadaniu istniejących procesów biznesowych w organizacji. Analiza obejmuje mapowanie procesu, identyfikację niewydajnych obszarów oraz poszukiwanie możliwości uproszczenia i doskonalenia. Na podstawie zebranych wyników tworzone są rekomendacje dotyczące zmian, które mogą być wdrożone w celu usprawnienia procesów i dostosowania ich do specyfiki działalności firmy.

Jak przebiega optymalizacja procesów w firmie? Metody optymalizacji procesów biznesowych

Optymalizacja biznesu składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest analiza aktualnej działalności – wykorzystywanych programów, ścieżki niektórych z procesów i znalezienie punktów, które można zmienić i usprawnić. Kolejnym z niezbędnych kroków będzie identyfikacja słabych stron i poszukiwanie dobrych rozwiązań. Na tym etapie zazwyczaj opracowywany jest plan optymalizacji oraz harmonogram planowanych zmian. Finalnie – następuje wdrażanie optymalizacji.

Jak optymalizować procesy w firmie?

Optymalizacja procesów biznesowych niemal zawsze uwzględnia konieczność wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. W naszej ofercie proponujemy kompleksowe narzędzie Ferryt:

  • to system BMP, który umożliwia modelowanie i automatyzację procesów, monitorowanie, raportowanie, a nawet zarządzanie wersjami procesów w organizacji,
  • platforma Ferryt pozwala także na wygodne mapowanie procesów, wyszukiwanie tzw. wąskich gardeł, generuje rekomendacje dotyczące zmian i usprawnień, a także pomaga w tworzeniu zaawansowanych analiz i raportów. Co więcej, Ferryt wspomaga także proces wdrażania zmian w organizacji poprzez śledzenie postępu w realizacji rekomendacji i harmonogramowania działań.

Podsumowując, Ferryt to praktyczna platforma workflow, umożliwiająca tworzenie automatycznych przepływów pracy, przypisywanie zadań do odpowiednich osób lub zespołów i śledzenie postępu ich realizacji. Ferryt można zintegrować z innymi systemami, jak np. CRM, ERP czy systemy HR.

Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie – jakie obszary można usprawnić?

Optymalizacja działalności przedsiębiorstwa dotyczy wielu jego obszarów. Do przykładowych można zaliczyć np.:

  • Sprzedaż i obsługa klienta – automatyzacja działań sprzedażowych, optymalizacja procesu obsługi zamówień i reklamacji oraz doskonalenie działań związanych z zarządzaniem relacjami z klientami (CRM).
  • Procesy posprzedażowe – optymalizacja procesów dostaw, obsługi gwarancji, napraw, serwisu posprzedażowego i zwrotów.
  • Obieg dokumentacji –  usprawnienie procesów związanych z generowaniem, przesyłaniem, przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów.
  • Obieg korespondencji – usprawnienie procesów związanych z gromadzeniem, przekazywaniem, rejestrowaniem i archiwizacją korespondencji.
  • Obsługa windykacji – automatyzacja procesów windykacyjnych, monitorowanie płatności, analiza ryzyka kredytowego.
  • Procesy back-office –  zwiększenie efektywności i skuteczności tych działań poprzez standaryzację, automatyzację i usprawnienie przepływu informacji i zadań.
  • Zarządzanie rentownością – wdrażanie systemów analizy kosztów i działań (ABC), monitorowanie wskaźników rentowności, identyfikacja oszczędności i optymalizacja procesów produkcyjnych.
  • Rachunek kosztów i działań ABC – poprawa precyzji alokacji kosztów, identyfikowanie działań generujących największe koszty itp.
  • Planowanie i budżetowanie – stosowanie zaawansowanych narzędzi planowania, standaryzacja procesów, skrócenie cyklu budżetowego i lepsze zarządzanie ryzykiem.
  • Analizy wielowymiarowego systemu informacji menedżerskiej – wykorzystanie narzędzi umożliwiających analizę i raportowanie danych biznesowych. 
  • Systemy prowizyjne, premiowe i motywacyjne – projektowanie i wdrażanie systemów motywacyjnych.

Jak widać, optymalizacja procesów w firmie może dotykać każdego z obszarów i ma realny wpływ na zwiększenie efektywności i wydajności całego przedsiębiorstwa. 

Jeżeli interesuje Cię optymalizacja procesów biznesowych firmy – zachęcamy do skorzystania z naszej oferty. Pomożemy Ci wdrożyć nowoczesne narzędzie, które pomoże w zaplanowaniu i automatyzacji  wielu procesów. Zapraszamy do kontaktu!